Nocleg dla kontrahentów biorących udział w konferencji mającej na celu prezentację nowych produktów

"(...) Spółka obchodzi 25-lecie działalności na terenie Polski. Z tego powodu Spółka organizuje w poszczególnych »regionach« swojej działalności konferencje jubileuszowe. Na konferencjach obecni są pracownicy Spółki oraz Partnerzy.

Celem konferencji jubileuszowej jest prezentacja nowych produktów Spółki, integracja oraz wzmocnienie więzi między Spółką a Partnerami.

Program konferencji obejmuje:

• multimedialne przypomnienie historii rozwoju Spółki, od powstania pierwszej siedziby i pozyskania pierwszych partnerów, do obecnych czterech terenowych biur handlowych i magazynów oraz sieci kilkuset Partnerów, w tym ponad stu autoryzowanych;
   
• omówienie nowości produktowych w pełnym asortymencie, np. nowe rodzaje bram garażowych segmentowych, nowa oferta drewnianych drzwi wewnętrznych, nowości w zakresie bram przemysłowych i technik przeładunku (specjalne rampy przeładunkowe dla małych samochodów dostawczych), nowości techniki sterowania automatyką;
   
• przedstawienie planowanych premier produktów na targi budowlane w roku 2018;
   
• przedstawienie działań reklamowych i promocyjnych związanych z 25-leciem Spółki, realizowanych ogólnie oraz przeznaczonych wyłącznie dla sieci Partnerów;
   
• uhonorowanie dyplomami Partnerów najdłużej współpracujących ze Spółką w danym regionie sprzedaży oraz odnotowujących najlepsze wyniki w sprzedaży w roku 2016;
   
• wykład specjalisty (w miarę możliwości organizacyjnych).

W trakcie konferencji prezentowane są produkty Spółki. Wieczorem odbywa się bankiet.

Z uwagi na późną godzinę zakończenia konferencji Spółka zapewnia uczestnikom konferencji (w tym Partnerom) nocleg w hotelu.

Jak wynika z opisu sprawy, z uwagi na model współpracy Spółki z Partnerami pełnią oni kluczową rolę w procesie dystrybucji produktów Spółki. Spółka związana jest z Partnerami nie tylko sprzedażą, ale wspólnym organizowaniem działań handlowych i wypracowaniem jednolitego, wysokiego standardu sprzedaży.

Ponadto, jak zauważył Wnioskodawca, głównym celem organizacji konferencji jubileuszowej jest prezentacja nowych produktów, a także integracja Przedstawicieli ze Spółką.

W tym stanie rzeczy, wydatki na nocleg (hotel) dla uczestników konferencji mogą stanowić koszty uzyskania przychodów zgodnie z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, pod warunkiem należytego ich udokumentowania.

Przy czym, Wnioskodawca powinien posiadać dowody nie tylko dokumentujące wysokość poniesionych przez niego wydatków, lecz także wskazujące na promocyjno-reklamowy charakter tej imprezy, jak również ich zakres, dzięki czemu możliwe będzie powiązanie poniesionych wydatków z przychodami uzyskiwanymi przez Wnioskodawcę z prowadzonej działalności gospodarczej oraz wykazanie racjonalności i celowości poniesionych wydatków".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 lipca 2017 r., nr 0112-KDIL5.4010.71.2017.1.EK)