Zagraniczna podróż służbowa pracownika

Czy koszty noclegu pracownika w podróży służbowej, udokumentowane fakturą w walucie obcej, należy przeliczyć na złote po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury, czy po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji?

Kurs, według jakiego powinny być przeliczane koszty noclegu, zależy od tego, czy pracodawca zapewnia pracownikowi nocleg, czy też dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika.

Zgodnie z ugruntowanym stanowiskiem przyjmowało się, że w przypadku zagranicznych podróży służbowych za dzień poniesienia kosztów uważa się dzień rozliczenia przez pracownika kosztów tej podróży. Stąd do przeliczenia na złote kosztów takiej podróży stosowało się średni kurs NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Tymczasem w interpretacjach indywidualnych organów podatkowych pojawił się pogląd, że wydatki w walucie obcej udokumentowane fakturami/rachunkami należy przeliczać na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury/rachunku. Natomiast wydatki nieudokumentowane fakturami/rachunkami (w tym diety i ryczałty) przelicza się na złote po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji przez pracownika.

W związku z tym zapytaliśmy Ministerstwo Finansów, czy przychyla się do nowej linii interpretacyjnej, a tym samym uznaje, że nieaktualna jest dotychczasowa koncepcja przeliczania wszystkich kosztów zagranicznej delegacji po kursie z dnia poprzedzającego dzień jej rozliczenia przez pracownika?

W piśmie nadesłanym do naszego Wydawnictwa 16 sierpnia 2017 r., będącym odpowiedzią na zadane pytanie, Krajowa Informacja Skarbowa poinformowała, że w sytuacji gdy pracodawca zapewnia świadczenia związane z podróżą służbową pracownika, a także gdy pracownik upoważniony został przez pracodawcę do nabywania usług w jego imieniu i faktury dokumentujące poniesienie wydatków wystawione są na pracodawcę, to wydatki związane z delegacją powinny być ujmowane w kosztach podatkowych na podstawie faktur, a wartości z nich wynikające przeliczane według kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury.

Z kolei gdy pracodawca nie zapewnia świadczeń związanych z podróżą służbową, lecz dokonuje zwrotu wydatków poniesionych przez pracownika na podstawie przedłożonych dokumentów wystawionych na pracownika, powinien ujmować wydatki związane z delegacją w kosztach na podstawie rozliczenia delegacji, a właściwym kursem do przeliczenia tych kosztów jest kurs średni NBP z dnia poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji. Według tego kursu powinny być także przeliczane wydatki nieudokumentowane (diety, ryczałty).