Przychód pracownika z tytułu otrzymanego ekwiwalentu

Otrzymując od pracodawcy ekwiwalenty za używanie własnej odzieży roboczej (czy obuwia roboczego), ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, a także ekwiwalent za używanie własnych narzędzi do celów służbowych, pracownik uzyskuje przychód ze stosunku pracy (por. art. 12 ust. 1 ustawy o PDOF). Przychód ten może być jednak wolny od podatku dochodowego.

Ekwiwalent za odzież (obuwie) roboczą oraz za pranie odzieży roboczej

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

Powyższa zasada ma zastosowanie także do pracowników tymczasowych (zob. art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

A zatem, jeśli pracodawca wypłaci pracownikom - zgodnie z przepisami bhp - ekwiwalent za używanie przez nich własnej odzieży roboczej, obuwia roboczego, a także ekwiwalent za pranie odzieży roboczej, to wartość tych ekwiwalentów będzie wolna od podatku dochodowego. Podobne stanowisko prezentują organy podatkowe, czego przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 17 stycznia 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1259.2016.2.AK.

Podobnie uznał:

• Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 23 września 2016 r., nr 1061-IPTPB3.4511.563.2016.2.JZ, odnosząc się do wypłaty ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej (ustalonego w oparciu o kalkulację jednostkowych kosztów usługi prania z wybranych trzech zakładów pralniczych, a następnie uśrednionych), wypłacanego co miesiąc bez sprawdzania faktycznie ponoszonych kosztów prania przez pracowników,
   
• Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 19 lutego 2016 r., nr ITPB2/415-1045/15/BK, odnosząc się do wypłaty ekwiwalentu za pranie w formie ryczałtu miesięcznego, odpowiadającego kosztom ponoszonym przez pracowników.

Z powyższego wynika, że organy podatkowe dopuszczają zwolnienie od podatku dochodowego ekwiwalentu za pranie w wysokości niekoniecznie odzwierciedlającej faktyczny koszt prania odzieży roboczej.

Należy mieć jednak na uwadze, że omawiana kwestia nie zawsze była jednolicie postrzegana przez organy podatkowe.

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 10 października 2012 r., nr IPPB4/415-574/12-4/JK, uznał bowiem, że w sytuacji, gdy ekwiwalent za pranie odzieży roboczej jest wypacany w formie ryczałtu, który nie stanowi równowartości faktycznie poniesionych przez pracownika kosztów, to wartość tego ekwiwalentu nie korzysta ze zwolnienia od podatku. Wypłatę takiego ekwiwalentu należy zatem opodatkować PIT.

Wspomnijmy, że wolna od podatku dochodowego jest także wartość ubioru służbowego (umundurowania), jeżeli jego używanie należy do obowiązków pracownika lub ekwiwalentu pieniężnego za ten ubiór (zob. art. 21 ust. 1 pkt 10 ustawy o PDOF), a także świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, wynikające z zasad bhp, w tym ze względu na szczególne warunki i charakter pełnionej służby, przysługujące osobom pozostającym w stosunku służbowym, przyznane na podstawie odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (zob. art. 21 ust. 1 pkt 11a ww. ustawy).

Ekwiwalent za używanie własnych narzędzi

Również przychód z tytułu ekwiwalentu za korzystanie z własnych narzędzi może korzystać ze zwolnienia od podatku. Jak bowiem wynika z art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Zwolnienie to dotyczy zarówno pracowników "stałych", jak i tymczasowych (zob. art. 21 ust. 1a ww. ustawy).

W interpretacjach indywidualnych organów podatkowych prezentowany jest pogląd, zgodnie z którym, ww. zwolnienie od podatku ma zastosowanie po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
   
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, tj. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika i muszą być one wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Tak wynika np. z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 14 lipca 2016 r., nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1. W interpretacji tej organ podatkowy stwierdził ponadto, że:

"(...) Ekwiwalent nie zawsze będzie oznaczał zwrot faktycznie poniesionych wydatków przez pracownika. Jako kwotę ekwiwalentu można przyjąć z góry określoną sumę, która spełni przesłanki warunkujące uznanie jej za ekwiwalent. (...)"

Uwzględniając powyższe organ podatkowy przyznał podatnikowi rację, iż wolna od podatku dochodowego będzie wartość ekwiwalentu wypłaconego pracownikom "z góry" za cały okres, w którym pracownik będzie używał własny sprzęt (m.in. komputery, telefony komórkowe, tablety) na potrzeby służbowe (zgodnie z zawartą umową).

Ze zwolnienia od podatku nie korzysta natomiast kwota wypłacona pracownikom z tytułu używania przez nich prywatnych narzędzi w sytuacji, gdy kwota ta stanowi stały ryczałt miesięczny, nieodzwierciedlający kosztów ich używania do celów służbowych.

Tak uznał Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 16 maja 2014 r., nr ITPB2/415-187/14/IB. W sprawie będącej przedmiotem tej interpretacji pracodawca zwracał pracownikom koszty używania prywatnego telefonu do celów służbowych w wysokości przyznanego miesięcznie limitu (zróżnicowanego kwotowo w zależności od wyznaczonych zadań służbowych), na podstawie uprzednio złożonego przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu do celów służbowych prywatnego telefonu w danym miesiącu. Pracownik nie przedstawiał szczegółowego wykazu rozmów służbowych. W tej sytuacji organ podatkowy stwierdził:

"(...) ryczałt nie jest ekwiwalentem korzystającym ze zwolnienia od podatku. W związku z faktem wypłaty przez Wnioskodawcę pracownikom stałej ryczałtowej kwoty kosztów używania prywatnego telefonu komórkowego do celów służbowych, a nie kwoty faktycznie poniesionych przez nich wydatków, wypłata takich świadczeń nie korzysta ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych i podlega opodatkowaniu jako przychód ze stosunku pracy. W konsekwencji, od ww. świadczeń Wnioskodawca ma obowiązek obliczenia, pobrania i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy. (...)"