Rozliczenie kosztów podróży służbowych przedsiębiorcy

"1. Definicja podróży służbowej

Za podróż służbową osoby prowadzącej działalność gospodarczą (przedsiębiorcy) uznać należy wykonywanie zadania w ramach prowadzonej działalności poza miejscowością, w której znajduje się siedziba przedsiębiorcy lub stałe miejsce wykonywania działalności.

2. Wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wszelkie faktycznie poniesione i właściwie udokumentowane wydatki związane z podróżą służbową, o ile wykaże, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodu, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodu i nie zostały wymienione w art. 23 ust. 1 updof.

Do wydatków, które mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów należą:

2.1. Koszty przejazdu

• w przypadku podróży publicznym środkiem transportu - w wysokości ceny biletu za przejazd określonym środkiem transportu (pociągiem, autobusem, promem, samolotem). Nie ma ograniczeń co do rodzaju i klasy środka transportu.
   
• w przypadku podróży samochodem będącym środkiem trwałym - kosztem będą wszelkie wydatki faktycznie poniesione, np. zakup paliwa, opłaty za parking, przejazd drogami płatnymi i autostradami, mycie samochodu, naprawa, holowanie. Podstawą rozliczeń są np. faktury, rachunki, dowody opłat.
   
• w przypadku podróży środkiem transportu niebędącym środkiem trwałym, tj. samochód osobowy używany na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu - kosztem będą wydatki, jednak wyłącznie do wysokości wynikającej z kilometrówki (kwoty będącej iloczynem ilości przejechanych kilometrów i obowiązującej stawki za 1 km przebiegu, właściwej dla danego pojazdu). Podatnik obowiązany jest do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W ramach limitu kilometrówki koszty podatkowe stanowią nie tylko wydatki eksploatacyjne, ale także inne koszty związane z używaniem samochodu, np. koszty opłat parkingowych czy przejazdów płatnymi drogami i autostradami, z wyłączeniem czynszu najmu samochodu - interpretacja ogólna MF z dnia 8.11.2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.

UWAGA! Na wydatki związane z parkowaniem samochodu, udokumentowane biletem z parkometru, kuponem, biletem jednorazowym, które nie zawierają danych przedsiębiorcy, sporządza się dowód wewnętrzny i dołącza do niego posiadany dokument.

UWAGA! Wydatki poniesione za granicą, na zakup paliwa i olejów mogą być dokumentowane paragonami lub dowodami kasowymi. Na ich odwrocie należy wpisać dane przedsiębiorcy oraz rodzaj zakupionego towaru.

2.2. Koszty noclegu

Koszty noclegu w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem (przedsiębiorcy nie obowiązują limity dotyczące pracowników).

2.3. Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej

Koszty dojazdu środkami komunikacji miejscowej w wysokości stwierdzonej biletem za przejazd albo innym dokumentem z którego będzie wynikała kwota poniesionego wydatku na konkretny środek transportu (przedsiębiorcy nie obowiązują ryczałty dotyczące pracowników).

2.4. Inne wydatki

Inne wydatki, takie jak np. koszty zakupu biletów na różnego rodzaju targi, wystawy, pokazy, koszty opłaty za bagaż w wysokości stwierdzonej fakturą lub rachunkiem.

2.5. Dieta

Poza faktycznie poniesionymi wydatkami, kosztem działalności są również przysługujące przedsiębiorcy (oraz osobie współpracującej), diety do wysokości diet przysługujących pracownikom.

Zatem, wydatki na wyżywienie, mimo posiadania rachunków, nie stanowią kup, z uwagi na to, że przedsiębiorcy przysługują diety. Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia.

Dokumentem będącym podstawą ujęcia w kosztach jest dowód wewnętrzny zwany rozliczeniem podróży służbowej. Oprócz diet przedsiębiorcy nie przysługują żadne ryczałty.

3. Przeliczanie

Jeżeli kwota wynikająca z dokumentu księgowego jest wyrażona tylko w walucie obcej, przedsiębiorca obowiązany jest przeliczyć walutę na złote.

Przedsiębiorca przelicza koszty podróży służbowej w następujący sposób:

• w przypadku wydatków faktycznie ponoszonych (np. opłata za przejazd autostradą, nocleg) - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktur (innych dowodów) dokumentujących koszty związane z podróżą,
   
• w przypadku diety - wg kursu średniego NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia dowodu wewnętrznego."

("Podróż służbowa przedsiębiorcy - updof" - wyjaśnienie Ministerstwa Finansów zamieszczone na stronie internetowej sip.mf.gov.pl, nr dokumentu 120453/K)