Zwrot pracownikowi kosztów noclegu (w hotelu) z zapewnionym śniadaniem

"(...) Czy w przypadku wypłacenia pełnej diety lub/oraz zwrotu całej kwoty rachunku za hotel, w skład którego wchodziło śniadanie wyszczególnione w oddzielnej pozycji, a z którego pracownik nie skorzystał z przyczyn obiektywnych - niezależnych, kwota śniadania wyszczególniona na rachunku hotelowym winna stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, natomiast w przypadku, kiedy pracownik przedstawi do rozliczenia voucher lub rachunek za hotel, na którym kwota za śniadanie oraz nocleg jest wyszczególniona w jednej pozycji, opodatkowana powinna być równowartość 15% diety w przypadku podróży zagranicznej oraz 25% diety w przypadku podróży krajowej?

(...) należy zauważyć, iż ustawodawca ograniczył wysokość zwolnienia od podatku wyłącznie do wysokości diety i innych należności za czas podróży służbowej pracownika, określonych w przepisach ustaw, bądź w (...) rozporządzeniu (tj. rozporządzeniu z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej - przyp. red.). Wobec tego w sytuacji pokrycia przez pracodawcę kosztów wyżywienia (pracownik nie otrzymuje diety) zwolnieniem objęta jest kwota za wyżywienie wynikająca z faktury bądź innego dokumentu, ale tylko do wysokości limitu wynikającego z przepisów rozporządzenia (w przypadku krajowej podróży służbowej - 30 zł za dobę podróży; w przypadku zagranicznej podróży służbowej - w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej). Nadwyżka nad ustalone w ww. rozporządzeniu limity podlegać będzie opodatkowaniu, jako przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w (...) art. 12 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zasada ta ma również zastosowanie w przypadku przedstawionym przez Wnioskodawcę. Zgodnie z § 7 ust. 4 oraz § 14 ust. 2 powołanego rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej wartość diety zmniejsza się o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia odpowiednio o określoną przepisami wartość. Jak wskazał Wnioskodawca w stanie faktycznym pracownik, tak w krajowej jak i zagranicznej podróży służbowej, przebywając w hotelu oprócz noclegu miał zapewnione śniadanie. Śniadanie nie stanowiło indywidualnego zamówienia, lecz było częścią składową usługi noclegowej, a rezygnacja z niego nie miała wpływu na wysokość opłaty za nocleg.

Możliwe są dwa warianty wykazywania świadczeń:

• cena za nocleg obejmuje nocleg wraz ze śniadaniem (na fakturze jest jedna pozycja),
   
• koszt noclegu i koszt śniadania jest wyszczególniony oddzielnie na fakturze.

Należy zauważyć, że z treści § 7 ust. 5 i § 14 ust. 3 wynika, iż w przypadku korzystania przez pracownika z usługi hotelarskiej, w ramach której zapewniono wyżywienie przepisy § 7 ust. 4 i § 14 ust. 2 stosuje się odpowiednio. Oznacza to, że zarówno w przypadku gdy na fakturze nocleg i śniadanie są wykazane w jednej wspólnej pozycji, jak i w przypadku gdy są wykazane w dwóch pozycjach, należy zmniejszyć wartość diety o wskazaną przepisami wartość bezpłatnego wyżywienia w postaci śniadania.

(...) należy stwierdzić, że zwolniona z opodatkowania będzie więc jedynie odpowiednio zmniejszona kwota diety, która faktycznie przysługuje pracownikowi na podstawie rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w związku z odbywaniem przez niego podróży służbowej. Bez znaczenia w opisanej sytuacji pozostaje zatem fakt, czy pracownik skonsumował zapewnione mu w danej podróży służbowej śniadanie, czy też ze względu na przyczyny niezależne od niego tego nie uczynił. W tym przypadku liczy się jedynie fakt zapewnienia pracownikowi odbywającemu podróż służbową śniadania, a nie jego konsumpcja.

W świetle powyższego, nie można zgodzić się z Wnioskodawcą, że "praktyka pokazuje jednak, iż w przypadku braku możliwości konsumpcji śniadania z przyczyn niezależnych od pracownika niezasadne wydaje się ponoszenie dodatkowych kosztów podatkowych przez tego pracownika, za coś z czego tak naprawdę nie miał możliwości skorzystać." (...)"

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 7 maja 2015 r., nr IBPBII/1/4511-81/15/MK)