Odliczanie VAT od opłat za przejazd autostradą prywatnym samochodem pracownika odbywającego podróż służbową

W ustawie o VAT brak jest szczególnych regulacji, które odnosiłyby się do kwestii związanych z odliczaniem VAT od wydatków związanych z podróżami służbowymi pracowników, dokonywanymi ich prywatnymi samochodami osobowymi. Należy zatem stosować tu zasady ogólne.

Zgodnie z generalną zasadą, podatnicy mogą odliczać VAT od wydatków związanych z nabyciem towarów i usług w takim zakresie, w jakim te towary lub usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych.

Gdy pracownik odbywający podróż służbową prywatnym samochodem osobowym ponosi w tej podróży wydatki na przejazd płatnymi autostradami, a wydatki te są mu zwracane przez pracodawcę i podróż ta była związana z wykonywaniem czynności opodatkowanych, to podatnik (pracodawca) ma zasadniczo prawo do odliczenia VAT od ww. wydatków.

Należy mieć jednak na uwadze ograniczenia w odliczaniu VAT od wydatków związanych z samochodami osobowymi, zawarte w art. 86a ustawy o VAT (obowiązujące od 1 kwietnia 2014 r.). Krótko przypomnijmy, że w przypadku, gdy samochody osobowe są wykorzystywane do celów mieszanych (tj. do celów służbowych i prywatnych), podatnicy mają prawo odliczyć 50% VAT od wydatków związanych z tymi pojazdami. Dotyczy to m.in. wydatków na zakup pojazdów i ich części składowych, czynszu najmu, rat leasingowych, paliwa do tych pojazdów (do końca czerwca 2015 r. VAT od wydatków na zakup paliwa do samochodów osobowych wykorzystywanych do celów mieszanych nie podlegał odliczeniu), usług napraw lub konserwacji tych pojazdów oraz innych towarów i usług związanych z eksploatacją i używaniem tych pojazdów.

Jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej, do wydatków związanych z używaniem samochodów, w stosunku do których obowiązuje ograniczenie w odliczaniu VAT (do wysokości 50% kwoty VAT naliczonego), zalicza się również opłaty za przejazdy autostradami, a także opłaty za parkingi.

Zatem, pomimo że podróż służbowa jest związana wyłącznie z celami firmowymi pracodawcy, to w świetle powyższego należałoby przyjąć, że podatnik może odliczyć 50% VAT od opłat za przejazdy płatnymi autostradami, które zwraca pracownikowi.

Prawo do odliczenia VAT z paragonu dokumentującego przejazd autostradą

Zasadniczo dokumentem uprawniającym podatników do odliczania VAT są faktury dokumentujące zakupy towarów lub usług. Jak bowiem wynika z art. 86 ust. 2 pkt 1 lit. a) ustawy o VAT, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku wynikających z faktur otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług.

W § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485) zapisano, że faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami, powinna zawierać:

• numer i datę wystawienia,
   
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
   
• numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
   
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
   
• kwotę podatku,
   
• kwotę należności ogółem.

W świetle powyższego, jeśli paragon za przejazd autostradą, załączony przez pracownika do rozliczenia podróży służbowej będzie zawierał elementy określone w ww. § 3 pkt 4 rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, podatnik będzie miał prawo do odliczenia VAT z tego paragonu, w wysokości 50% kwoty VAT naliczonego.