Rozliczenie kosztów podróży służbowej - przychód pracownika, koszty pracodawcy, ewidencja księgowa

» Należności z tytułu podróży służbowych a przychód pracownika

Zasadniczo należności z tytułu podróży służbowej (krajowej czy zagranicznej) stanowią dla pracownika przychód ze stosunku pracy. Jednak, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

W ww. rozporządzeniu ustawodawca określił, że z tytułu podróży krajowej oraz zagranicznej (odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę), pracownikowi przysługują:

1) diety,

2) zwrot kosztów:

• przejazdów,
   
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   
• noclegów,
   
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi ww. należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej kwot określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, wówczas otrzymana kwota będzie wolna od podatku.

W sytuacji, gdy za zgodą pracodawcy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

Podsumowując:

W sytuacji, gdy pracodawca zwróci pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej limitów wynikających z ww. rozporządzeń, to cały uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie wolny od podatku. Natomiast, jeśli wypłacone pracownikowi kwoty będą wyższe od limitów wynikających z tych rozporządzeń, to nadwyżka ponad te limity będzie podlegała opodatkowaniu.

» Wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników w kosztach uzyskania przychodów

Generalnie wydatki związane z podróżami służbowymi pracowników należą do wydatków poniesionych w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów i nie ma przeszkód, aby wydatki te pracodawca zaliczał do kosztów uzyskania przychodów. W odniesieniu do wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich prywatnych samochodów na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) ustawodawca wprowadził jednak pewne ograniczenie. Wydatki takie nie stanowią kosztów podatkowych w wysokości przekraczającej "kilometrówkę" (tj. kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany odpowiednio prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu. W razie braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztów podatkowych. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 i 7 ustawy o PDOF.

Wzór ewidencji przebiegu pojazdu dostępny jest w serwisie www.druki.gofin.pl w dziale Podatki dochodowe

A zatem, jeśli pracodawca zwróci pracownikowi wydatki z tytułu używania w podróży służbowej prywatnego samochodu pracownika w wysokości mieszczącej się w limicie "kilometrówki", to zwróconą kwotę będzie mógł ująć w kosztach podatkowych (o ile oczywiście prowadzona jest ww. ewidencja przebiegu pojazdu). Gdy natomiast pracodawca wypłaci pracownikowi koszty używania samochodu w wysokości wyższej niż "kilometrówka", to nadwyżki ponad ten limit nie zaliczy do kosztów uzyskania przychodów.

UWAGA! Organy podatkowe uważają, że do wydatków z tytułu używania prywatnych samochodów pracowników na potrzeby pracodawcy zalicza się również opłaty za przejazd autostradami oraz opłaty za parkowanie. Opłaty te ujmuje się zatem w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki" (patrz ppkt 1.4. tego rozdziału).

Natomiast wydatki z tytułu podróży służbowej niezwiązane z używaniem prywatnego samochodu pracownika podlegają ujęciu w kosztach podatkowych pracodawcy w całej poniesionej wysokości (pod warunkiem oczywiście, że wykazują związek z przychodami pracodawcy). Ustawodawca nie wprowadził żadnego ograniczenia w tym zakresie (pomijamy tu używanie w podróży służbowej samochodów osobowych wynajmowanych lub dzierżawionych przez pracodawcę).

» Ujęcie w księgach rachunkowych kosztów podróży służbowych

Wydatki z tytułu podróży służbowych pracowników, zarówno krajowych, jak i zagranicznych, zaliczane są do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Wydatki te mogą być odnoszone w całości na konto kosztów rodzajowych (np. na konto 40-6 "Koszty podróży służbowych") lub na odpowiednie konto zespołu 5, zgodnie z przyjętą przez jednostkę polityką (zasadami) rachunkowości. Rozliczenie poniesionych kosztów podróży służbowych może nastąpić np. w korespondencji z kontem 23-4 "Pozostałe rozrachunki z pracownikami". Może to zostać zaewidencjonowane np. zapisem:

Wypłata pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej może zostać zaksięgowana np.:

Gdyby pobrana przez pracownika zaliczka na podróż służbową była wyższa od kosztów tej podróży, wówczas w związku ze zwrotem niewykorzystanej kwoty zaliczki należałoby dokonać księgowania odwrotnego, tj.:

Z kolei regulowanie wydatków z tytułu podróży służbowej za pomocą firmowej karty płatniczej może zostać zaksięgowane np.:

Ewentualne różnice kursowe, powstałe w związku z rozliczeniem kosztów podróży służbowych pracowników odnoszone są odpowiednio na koszty finansowe (konto 75-1) lub przychody finansowe (konto 75-0).

Dekretacja:

Księgowania: