Zwrot należności z tytułu podróży służbowej członków rad nadzorczych

Członkowie rady nadzorczej naszej spółki z tytułu pełnionej funkcji w radzie pobierają w każdym miesiącu wynagrodzenie. Ponadto zwracamy im też koszty poniesione z tytułu przejazdu na posiedzenia rady. Ich wysokość jest ustalona zgodnie z przepisami rozporządzenia z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie podróży służbowej. Czy kwota dokonanego im zwrotu z tego tytułu jest wyłączona z podstawy wymiaru składek ZUS?

Naszym zdaniem kwota zwrotu kosztów z tytułu dojazdu członka rady nadzorczej na posiedzenia rady podlega oskładkowaniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe dla członka rady nadzorczej stanowi przychód w rozumieniu ustawy o PDOF, którym jest przychód z działalności wykonywanej osobiście przez osoby należące do składu rad nadzorczych, niezależnie od sposobu ich powoływania. Za przychód ten należy uważać otrzymane lub postawione do dyspozycji członka rady nadzorczej w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Zalicza się do niego nie tylko wynagrodzenie wypłacone za pełnioną funkcję, ale także wszystkie inne przysporzenia majątkowe, które są związane z pełnieniem funkcji członka rady nadzorczej, np. zwrot kosztów przejazdów na posiedzenia rady.

Natomiast podstawę wymiaru składki zdrowotnej członka rady nadzorczej stanowi podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe tych osób (tj. przychód, o którym mowa wyżej). Pamiętać jednak należy, iż podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (tak jak w przypadku pozostałych osób objętych tym ubezpieczeniem) należy pomniejszyć o kwotę składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w części finansowanej przez członka rady nadzorczej, potrąconej z jego środków przez płatnika składek.

Przy czym w zakresie ustalania podstawy wymiaru składek ZUS dla członka rady nadzorczej wynagradzanego z tytułu pełnionej funkcji w radzie stosuje się odpowiednio § 2-4 rozporządzenia składkowego. Takie uregulowanie wynika z § 5 ust. 2 pkt 3 tego rozporządzenia. Stosownie do brzmienia § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego - podstawy wymiaru składek ZUS nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej.

Z uwagi na to, iż w przepisie tym jest mowa o dietach i innych należnościach z tytułu podróży służbowej, nasze Wydawnictwo wystąpiło do ZUS z pytaniem: Czy zwolnieniem wynikającym z § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia składkowego objęte są diety i inne należności z tytułu wszelkich podróży członka rady nadzorczej związanych z pełnioną funkcją (np. na posiedzenie rady)? W odpowiedzi jaką uzyskaliśmy w dniu 9 czerwca 2015 r. ZUS wyjaśnił, że:

"(...) W świetle brzmienia § 2 ust. 1 pkt 15 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju - do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2013 r. poz. 167). Przepis ten ma odpowiednie zastosowanie wyłącznie do diet i należności z tytułu podróży o charakterze służbowym. (...)"

W naszej ocenie, dojazdu członków rady nadzorczej na posiedzenie rady nie można uznać za podróż służbową. Definicja podróży służbowej wynika z art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Na podstawie jego brzmienia, podróż służbowa to wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika. W takiej sytuacji pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów z tego tytułu, takie jak m.in.: diety, zwrot kosztów przejazdu i noclegów. W przywołanym wyżej przepisie jest mowa o zwracanych należnościach z tytułu podróży służbowej, a nie wszelkich przejazdów, np. dojazdów członka rady nadzorczej na posiedzenie rady.