Podstawy prawne i ogólne zasady odbywania podróży służbowych

Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych pracowników wynikają z Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167), dalej: rozporządzenie w sprawie podróży służbowej.

Treść rozporządzenia w sprawie podróży służbowej dostępna jest w serwisie www.przepisy.gofin.pl

Zgodnie z art. 77⁵ Kodeksu pracy, przez podróż służbową rozumie się wykonywanie, na polecenie pracodawcy, zadania służbowego poza swoim stałym miejscem pracy lub poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi w sferze budżetowej obligatoryjnie określa rozporządzenie w sprawie podróży służbowej. U pracodawcy spoza sfery budżetowej wynikają one z układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania albo z umowy o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.

Dieta za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, określona w przepisach zakładowych lub w umowie o pracę, nie może być niższa niż dieta z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju określona dla pracownika zatrudnionego u pracodawcy ze sfery budżetowej.

Jeśli u pracodawcy pozabudżetowego układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawierają odpowiednich zapisów w sprawie warunków wypłacania należności z tytułu podróży służbowej, stosowane są wprost przepisy rozporządzenia w sprawie podróży służbowej.

Z tytułu podróży służbowej (krajowej i zagranicznej) pracownikowi, zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży służbowej, przysługują diety i zwrot kosztów:

• przejazdów,
   
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej,
   
• noclegów,
   
• innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości udokumentowanej biletami lub fakturami obejmującymi cenę biletu środka transportu, wraz ze związanymi z nimi opłatami dodatkowymi, w tym miejscówkami - z uwzględnieniem posiadanej przez pracownika ulgi na dany środek transportu.

Środek transportu właściwy do odbycia podróży służbowej, a także jego rodzaj i klasę określa pracodawca. Na wniosek pracownika może on wyrazić zgodę na przejazd w podróży służbowej samochodem osobowym, motocyklem lub motorowerem niebędącym własnością pracodawcy. W takim przypadku pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki", tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Stawkę tę ustala pracodawca, przy czym nie może być ona wyższa niż określona w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

UWAGA! Pracownik dokonuje rozliczenia kosztów podróży służbowej krajowej i zagranicznej nie później niż w terminie 14 dni od dnia zakończenia tej podróży.

Do rozliczenia kosztów podróży pracownik załącza dokumenty, m.in. rachunki, faktury lub bilety potwierdzające poszczególne wydatki - wymóg ten nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli przedstawienie dokumentu nie jest możliwe, pracownik składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania. W uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na prawo do diet, ryczałtów, zwrot innych kosztów podróży lub ich wysokość. Pracodawca może zażądać takiego oświadczenia w razie braku odpowiedniego udokumentowania określonego wydatku lub wątpliwości co do faktycznie poniesionych kosztów podróży.

Pracownik w związku z odbyciem podróży służbowej może ponieść inne niż powyżej niezbędne, uzasadnione wydatki. Należą do nich opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsce parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub zagranicznej. Są one zwracane w udokumentowanej przez pracownika wysokości, o ile zostały określone lub uznane przez pracodawcę.