Czy na fakturze trzeba podawać datę dostawy/otrzymania zaliczki?

Czy na fakturze wystawianej przed dostawą towaru muszę podać datę dostawy, skoro data ta nie jest jeszcze ostatecznie znana? Czy jeżeli tej daty nie podam, po zrealizowaniu dostawy będę musiał wystawić fakturę korygującą?

Co do zasady, fakturę należy wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru (wykonano usługę, otrzymano całość lub część zapłaty). Faktury mogą być jednak wystawiane także przed dokonaniem dostawy towaru (wykonaniem usługi, otrzymaniem całości lub części zapłaty). Taka faktura nie powinna być jednak wystawiona wcześniej niż 30 dni przed ww. zdarzeniem (z wyjątkami, które tu pomijamy - patrz: art. 106i ust. 7-8 ustawy o VAT).

Elementy, jakie powinna zawierać faktura, określa art. 106e ustawy o VAT. Wśród nich wymieniono datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów (lub wykonania usługi, otrzymania zaliczki, itp.), o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (art. 106e ust. 1 pkt 6 ustawy o VAT).

Jeżeli zatem podatnik wystawia fakturę przed dokonaniem dostawy (i data dostawy nie jest określona), najlepszym rozwiązaniem jest nie podawać daty dostawy. Taka faktura (bez daty dostawy) nie wymaga też późniejszego skorygowania (uzupełnienia). Znajduje to potwierdzenie w interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 listopada 2015 r., nr IPPP1/4512-972/15-2/EK. Dotyczyła ona wprawdzie faktury zaliczkowej wystawianej przed zapłatą zaliczki, ale sentencja w niej przedstawiona może mieć zastosowanie także do faktur wystawianych przed dostawą towaru. W tej interpretacji czytamy:

"(...) informacja o dacie dokonanej zapłaty przez nabywcę nie jest objęta katalogiem obowiązkowych elementów, jakie winna zawierać faktura. W art. 106e ust. 1 pkt 6 wskazano tylko, że datę otrzymania zapłaty zaliczkowej należy uwzględnić na fakturze tylko i wyłącznie w przypadku, gdy taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury. W rozpatrywanej sprawie pominięcie tej informacji na fakturze lub wpisanie terminu płatności uzgodnionego pomiędzy stronami nie powoduje, że tak wystawiona faktura obarczona jest błędem, powodującym konieczność wystawienia faktury korygującej. (...)"

Skoro na moment wystawienia faktury data dostawy nie jest ostatecznie znana, faktura nie musi zawierać daty tej dostawy. Taka faktura - bez wskazania daty dostawy - jest prawidłowa i nie musi być później korygowana (uzupełniania).

Warto jednak wskazać, że wystawienie faktury korygującej do takiej faktury - choć nieobowiązkowe - może wydawać się zasadne (na potrzeby prawidłowego określenia momentu powstania obowiązku podatkowego). Zwrócił na to uwagę Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w przytoczonej już interpretacji, wyjaśniając:

"(...) o ile (...) brak informacji o dacie faktycznej zapłaty zaliczki przez kontrahenta nie powoduje konieczności wystawienia przez Spółkę faktury korygującej, to w celu precyzyjnego określenia momentu powstania obowiązku podatkowego dla danej płatności Spółka może wystawić fakturę korygującą do wystawionej wcześniej faktury VAT i wskazać w niej datę dokonania płatności zaliczkowej przez kontrahenta. (...)"

UWAGA! Jeżeli podatnik poda datę dostawy na fakturze (pomimo braku takiego obowiązku), lecz okaże się, że data ta została podana błędnie, zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu, fakturę taką należy skorygować (patrz: interpretacja indywidualna z 22 kwietnia 2014 r., nr ILPP5/443-11/14-5/KG). W tej interpretacji czytamy:

"(...) jeżeli z jakichkolwiek przyczyn wystawiona przez Wnioskodawcę faktura zawiera błędną datę sprzedaży - na podstawie art. 106j ust. 1 ustawy (o VAT - przyp. red.) - Zainteresowany jest zobowiązany wystawić fakturę korygującą, która będzie zawierać elementy wymienione w art. 106j ust. 2 ustawy. (...)"