Nazwa towaru w informacji o ewidencji VAT

Klienci naszego biura rachunkowego wystawiają faktury ręcznie lub przy użyciu arkusza kalkulacyjnego Excel. Do ewidencji VAT wprowadzamy każdą fakturę, wpisując wszystkie dane, z wyjątkiem nazwy towaru. Czy JPK_VAT możemy przesyłać bez wyszczególniania nazwy towaru/usługi?

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, ewidencja VAT musi zawierać dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji i informacji podsumowującej, wskazane w art. 109 ust. 3 ustawy o VAT. Ustawodawca nie określił formy, w jakiej ewidencja powinna być prowadzona, ale istotne jest, aby zawierała ona wszystkie wymienione w powyższym przepisie elementy. Wśród ustawowych elementów ewidencji VAT nie została zaś wymieniona nazwa towaru/usługi.

Jak czytamy w broszurze informacyjnej dot. struktury JPK_VAT(2) zamieszczonej na stronie internetowej Ministerstwa Finansów (www.mf.gov.pl), ewidencja sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:

• część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: datę sprzedaży, datę wystawienia, numer dokumentu, nazwę nabywcy, adres nabywcy, kwoty netto i kwoty podatku należnego w zależności od poszczególnych stawek,
   
• podsumowanie zawierające dane dotyczące liczby wierszy oraz podatek należny według ewidencji sprzedaży, w okresie którego dotyczy JPK.

Natomiast ewidencja zakupu VAT w strukturze logicznej JPK obejmuje:

• część szczegółową zawierającą dla każdej pozycji m.in. następujące dane: nazwę wystawcy, adres wystawcy, numer NIP lub inny numer służący identyfikacji podatkowej wystawcy, numer faktury, kwotę netto i kwotę podatku naliczonego, dodatkowe pozycje nieobowiązkowe obejmują datę wpływu faktury oraz kwoty korekty podatku naliczonego,
   
• podsumowanie zawierające dane dotyczące liczby wierszy ewidencji zakupu, w okresie którego dotyczy JPK oraz kwotę podatku naliczonego do odliczenia.

Ministerstwo Finansów podkreśla, że ewidencja zakupu i sprzedaży VAT w strukturze logicznej JPK powinna być zgodna z deklaracją VAT.

W broszurze tej czytamy ponadto:

"(...) Pola kwot netto oraz kwot podatku wskazane w strukturze JPK odpowiadają numeracji pól w deklaracji (np. pole nr 10 w deklaracji dotyczące podstawy opodatkowania w przypadku dostawy towarów oraz świadczenia usług na terytorium kraju, zwolnionych od podatku - odpowiada polu K_10). (...)"

Biorąc powyższe pod uwagę, w strukturze JPK_VAT nie wykazuje się nazwy towaru/usługi.

Warto jednak nadmienić, że nazwę towaru/usługi należy (będzie należało) ujmować w strukturze JPK przewidzianej dla faktur (JPK_FA). Na pytanie dotyczące obowiązkowego wskazywania w strukturze JPK_FA nazwy towaru/usługi, miary i ilości, Ministerstwo Finansów odpowiedziało, że nazwa towaru może być podana w dowolnej formie (również jako nazwa handlowa), a faktury powinny pochodzić z systemów wykorzystywanych do ich wytworzenia z wszystkimi wymaganymi informacjami (patrz: odpowiedź na pytanie nr 9, zamieszczona na stronie internetowej www.mf.gov.pl w "Odpowiedzi na pytania dot. JPK cz. 2").

Należy oczywiście pamiętać o podstawowym warunku, zgodnie z którym przedsiębiorcy są zobowiązani do przekazywania danych w postaci JPK w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych.

W przypadku ręcznego wystawiania faktur Ministerstwo Finansów dopuszcza nieprzekazywanie tej struktury na żądanie organów podatkowych. Natomiast w przypadku wystawiania faktur przy użyciu arkusza kalkulacyjnego należy liczyć się z koniecznością ich przekazania na żądanie organu, gdyż MF uznało, że arkusz kalkulacyjny to program komputerowy.