Komputerowe prowadzenie kont syntetycznych a JPK

Spółka z o.o. prowadzi księgowość częściowo przy użyciu programu komputerowego, bowiem konta syntetyczne prowadzi przy użyciu programu Microsoft Excel, natomiast konta analityczne - ręcznie metodą rejestrową. Ponadto, komputerowo wystawiane są faktury. Czy na żądanie organu podatkowego spółka jest zobowiązana do przekazywania danych w formie JPK?

Zgodnie z art. 193a § 1 Ordynacji podatkowej, w przypadku prowadzenia ksiąg podatkowych przy użyciu programów komputerowych, organ podatkowy może żądać przekazania całości lub części tych ksiąg oraz dowodów księgowych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznych nośnikach danych, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej (JPK), wskazując rodzaj ksiąg podatkowych oraz okres, którego dotyczą.

Obowiązek przekazywania danych w postaci JPK dotyczy wyłącznie podmiotów prowadzących księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych (także - zgodnie z wyjaśnieniem Ministerstwa Finansów - przy użyciu programu Excel).

Księgi podatkowe stanowią księgi rachunkowe, podatkowe księgi przychodów i rozchodów, ewidencje oraz rejestry, do których prowadzenia, do celów podatkowych, na podstawie odrębnych przepisów, obowiązani są podatnicy, płatnicy lub inkasenci (patrz: art. 3 pkt 4 O.p.). Ponieważ jednak w Ordynacji podatkowej nie zostało zdefiniowane pojęcie dowodu księgowego, więc w tym zakresie można sięgnąć do przepisów ustawy o rachunkowości. Zgodnie z art. 20 ust. 2 ww. ustawy, podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane "dowodami źródłowymi":

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów;

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom;

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto, na pytanie naszego Wydawnictwa, Ministerstwo Finansów (dalej: MF) w piśmie z 30 maja 2016 r., odpowiedziało:

"(...) Podatnicy, którzy faktury wystawiają ręcznie, a księgi podatkowe mają prowadzone komputerowo (np. przez biuro rachunkowe), będą mieli obowiązek przekazywać w formie JPK tylko księgi podatkowe lub części tych ksiąg."

W świetle powyższych przepisów oraz wyjaśnienia MF, skłaniamy się do stanowiska, że skoro na system ewidencji księgowej składają się konta syntetyczne (główne) i konta analityczne (pomocnicze do kont głównych), to prowadzenie tych pierwszych przy użyciu programu komputerowego może spowodować konieczność przekazywania danych w postaci JPK (na żądanie organu podatkowego). Ponieważ jednak, w przypadku ręcznego wystawiania faktur, MF dopuszcza możliwość przekazywania w formie JPK wyłącznie ksiąg podatkowych (lub części tych ksiąg), być może także w przypadku ręcznego prowadzenia kont analitycznych nie będzie konieczności ich przekazywania w postaci struktur JPK.

Ponadto, Czytelnik będzie miał obowiązek przekazywania danych w postaci JPK (na żądanie organu podatkowego) także faktur sprzedaży wystawianych komputerowo (struktura: JPK_FA).