Brak kontroli nad sposobem wykorzystywania samochodu może pozbawić prawa do odliczania całego VAT od poniesionych wydatków

Podatnik, który wykorzystuje samochód osobowy wyłącznie do celów firmowych i od wydatków na ten samochód odlicza cały VAT, powinien m.in. prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu oraz - w celu wykluczenia użytku prywatnego - określić zasady używania ww. pojazdu (art. 86a ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT). Z wyjaśnień Ministerstwa Finansów zawartych w broszurze przytoczonej w pkt 1 niniejszego rozdziału wynika, że podatnik powinien również kontrolować, czy określone przez niego reguły używania samochodu są przestrzegane. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania pojazdów dla celów tego przedsiębiorstwa. Jak wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w interpretacji indywidualnej z 26 sierpnia 2014 r., nr IPTPP4/443-414/14-4/UNR:

"(...) przepisy ustawy (o VAT - przyp. red.) nie określają, w jaki sposób podatnik ma zapewnić w przedsiębiorstwie wyeliminowanie użytku prywatnego używanych w nim pojazdów samochodowych dla celów pełnego odliczenia podatku naliczonego. Działania te muszą być dostosowane do specyfiki działalności przedsiębiorstwa i sposobu używania dla jego celów pojazdów. Określone przez podatnika zasady używania pojazdów muszą obiektywnie potwierdzać, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie w działalności gospodarczej i nie ma możliwości prywatnego użytku tych pojazdów. Przy czym użytek prywatny należy postrzegać w kategoriach potencjalnej, a nie faktycznej możliwości użytku pojazdu do celów prywatnych. (...)"

Z tej interpretacji wynika również, że jeżeli przed organem podatkowym podatnik nie wskaże, jakie podjął działania zabezpieczające wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych, odliczenie całego VAT może być zakwestionowane. W tej sprawie samochód początkowo był oddany w najem, a po zakończeniu umowy najmu miał być wykorzystywany w działalności gospodarczej. Jako dokumentację wskazującą na wykorzystywanie samochodu wyłącznie do działalności gospodarczej podatnik wymienił jedynie zawartą umowę najmu, natomiast nie wskazał, z jakiej dokumentacji wynika, że pojazd jest wykorzystywany wyłącznie do ww. celów po zakończeniu tej umowy. Nie wskazał również, czy ustalił reguły wykluczające wykorzystywanie samochodu do celów prywatnych oraz jakie zostały podjęte działania zabezpieczające ich wykonanie. Organ podatkowy uznał zatem, że procedury wdrożone przez podatnika nie wykluczają potencjalnego użycia przedmiotowego samochodu osobowego do celów niezwiązanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Nie można zatem uznać, że pojazd ten będzie wykorzystywany wyłącznie do tej działalności. Tym samym przy odliczaniu VAT od wydatków na ten pojazd należy stosować ustawowe ograniczenia.