Podróż służbowa pracownika

Pojęcie podróży służbowej wyjaśnia art. 77⁵ Kodeksu pracy, w myśl którego jest nią wykonywanie na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Przy podróży służbowej nie następuje zmiana miejsca świadczenia pracy zapisanego w umowie o pracę.

1.1. Świadczenia wypłacane pracownikom - opodatkowanie i ozusowanie

W przypadku jednostek budżetowych oraz pracodawców spoza budżetu, którzy nie określili zasad wypłacania świadczeń delegacyjnych w przepisach zakładowych (układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania albo bezpośrednio w umowach o pracę), rodzaje tych świadczeń oraz zasady ich wypłacania wynikają z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Pozostali pracodawcy warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowych określają we wspomnianych przepisach zakładowych. Kodeks pracy wprowadza tu tylko jeden wymóg, a mianowicie przepisy te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej - zarówno krajowej, jak i zagranicznej - w wysokości niższej niż dieta krajowa określona w ww. rozporządzeniu (aktualnie jest to 30 zł).

Jeżeli za zgodą pracodawcy pracownik odbywa podróż służbową prywatnym samochodem osobowym, to przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu w wysokości tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy - Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.).

W myśl tego rozporządzenia, stawka za 1 km dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ wynosi 0,5214 zł,
   
• powyżej 900 cm³ wynosi 0,8358 zł.

Przychód z tytułu świadczeń otrzymanych w związku z podróżą służbową może korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o PDOF. W oparciu o ten przepis, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.

A zatem, gdy pracodawca zwróci pracownikowi należności z tytułu podróży służbowej w wysokości nieprzekraczającej limitów wynikających z ww. rozporządzeń, to cały uzyskany z tego tytułu przez pracownika przychód będzie wolny od podatku. Jeśli jednak przykładowo pracodawca wypłaci pracownikowi (odbywającemu podróż służbową) dietę w wysokości wyższej niż określono w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej albo zwróci pracownikowi koszty przejazdu w wysokości wyższej niż limit "kilometrówki", wówczas nadwyżka ponad ww. limity będzie podlegała opodatkowaniu.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne pracowników - w tym odbywających podróż służbową lub oddelegowanych, o ile podlegają polskim ubezpieczeniom - stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych osiągany z tytułu pozostawania w stosunku pracy. W podstawie tej nie uwzględnia się wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz zasiłków. Oskładkowaniu nie podlegają również przychody wymienione w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz. U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).

Rozporządzenie to wyłącza z podstawy wymiaru składek ZUS m.in. diety i inne należności wypłacane pracownikom z tytułu podróży służbowej, ale tylko do wysokości określonej w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych (por. § 2 ust. 1 pkt 15).

W sytuacji wypłaty pracownikowi świadczeń - będących odpowiednikiem diet i innych należności z tytułu podróży służbowej - w kwotach wyższych niż wskazane w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowych, nadwyżka ponad ich wysokość podlega składkom ZUS. W takim przypadku kwotę nadwyżki pracodawca ma obowiązek doliczyć pracownikowi do jego pozostałych przychodów (podlegających oskładkowaniu), a następnie od łącznej wartości naliczyć mu składki ubezpieczeniowe do ZUS.

1.2. Koszty pracodawcy

Wydatki ponoszone w związku z podróżami służbowymi pracowników generalnie wykazują związek z przychodami pracodawcy, tj. ich celem jest osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów. Zasadniczo nie ma więc przeszkód, aby wydatki te ująć w kosztach podatkowych.

Należy mieć jednak na uwadze, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby pracodawcy w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej "kilometrówkę" (tj. kwotę stanowiącą iloczyn przejechanych w celach służbowych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Infrastruktury). Przebieg pojazdu powinien być udokumentowany odpowiednio prowadzoną ewidencją przebiegu pojazdu. W razie braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu nie stanowią kosztów podatkowych. Tak wynika z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) i ust. 5 ustawy o PDOP oraz art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a) i ust. 5 i 7 ustawy o PDOF.

Jeżeli więc pracodawca zwróci pracownikowi koszty używania prywatnego samochodu w podróży służbowej w wysokości mieszczącej się w limicie "kilometrówki", to poniesione na ten cel wydatki będzie mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu).

W przypadku zwrotu pracownikowi kosztów przejazdu w wysokości przekraczającej limit "kilometrówki", nadwyżka ponad ten limit nie będzie kosztem podatkowym pracodawcy.