Najem mieszkania na czas podróży

Osoba fizyczna ma zarejestrowaną działalność gospodarczą we Wrocławiu. Czy jeśli wynajmie mieszkanie w Warszawie, to czynsz z tytułu najmu tego lokalu będzie można uznać za koszt uzyskania przychodów jako mieszczący się w kosztach delegacji?

Czynsz z tytułu najmu lokalu za okres, w którym przedsiębiorca z niego korzysta w związku z podróżą odbywaną w celu załatwiania spraw służbowych, tj. związanych z prowadzoną działalnością, może być zaliczony do kosztów uzyskania przychodów.

Możliwość kwalifikowania do kosztów uzyskania przychodów wydatków/kosztów ponoszonych przez przedsiębiorcę należy oceniać w świetle definicji takich kosztów określonej w art. 22 ust. 1 updof. W myśl tego przepisu, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. W przypadku źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza, należy przyjąć, że kosztami uzyskania przychodów są racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie przychodów, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów. Mimo istnienia takiego związku kosztami podatkowymi nie są koszty/wydatki wymienione w art. 23 updof. Wśród nich znajdują się diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących. Przy czym wykluczenie z kosztów podatkowych dotyczy tylko tej części diet, która przekracza wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 23 ust. 1 pkt 52 updof).

W ustawie o PIT pojęcie podróży służbowej nie zostało zdefiniowane. Taka definicja znajduje się w Kodeksie pracy i dotyczy pracownika. Na podstawie art. 77⁵ K.p. podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika na podstawie polecenia pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy. Definicji tej nie należy odnosić do podróży odbywanych przez przedsiębiorcę. Pracownikowi cel podróży służbowej określa pracodawca w poleceniu odbycia podróży służbowej, natomiast w odniesieniu do przedsiębiorcy podstawowym kryterium dla uznania wyjazdu za podróż służbową jest ustalenie, czy wyjazd ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Jeśli w analizowanej sytuacji podatnik odbywa podróże do Warszawy w celu załatwiania spraw służbowych związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, to w ciężar kosztów uzyskania przychodów tejże działalności może zaliczyć faktycznie poniesione koszty takiej podróży, np.:

• czynsz najmu mieszkania opłacony za okres, w którym podatnik przebywał w podróży służbowej i w związku z tym korzystał z tego mieszkania,
• koszty przejazdu,
• diety w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, tj. w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190); obecnie dieta za dobę podróży wynosi 45 zł.