Wydatki na usługę gastronomiczną

Prowadzę jednoosobową działalność gospodarczą. Podczas wyjazdu służbowego poniosłem wydatek na usługę gastronomiczną. Czy mogę go uwzględnić w kosztach uzyskania przychodów?

Zaliczenie wydatku na usługę gastronomiczną do kosztów uzyskania przychodów nie zawsze jest możliwe. Szczegóły w dalszej części odpowiedzi.

Z pytania nie wynika, kto był konsumentem usługi gastronomicznej, a ustalenie tego faktu wpływa na podatkowe rozliczenie poniesionego wydatku. Przypomnijmy, że wydatek może stanowić koszt uzyskania przychodów, jeżeli spełnia warunki określone w art. 22 ust. 1 updof. Z przepisu tego wynika, że kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyjątek stanowią wydatki wymienione w negatywnym katalogu zamieszczonym w art. 23 updof, które nie mogą zostać uwzględnione w kosztach podatkowych. Wśród takich wydatków w art. 23 ust. 1 pkt 23 updof wymienione są koszty reprezentacji. Z przepisu tego wynika, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych. W praktyce przyjęło się, że koszty o charakterze reprezentacyjnym to koszty, których celem jest stworzenie pewnego wizerunku podatnika, stworzenie dobrego obrazu jego firmy, czy działalności, wykreowanie pozytywnych relacji z kontrahentami. Nie są przy tym istotne takie cechy jak wystawność, wytworność i okazałość.

W rezultacie, jeżeli usługa gastronomiczna była świadczona w trakcie podróży służbowej, podczas której doszło do spotkania biznesowego z kontrahentem, to poniesione na ten cel wydatki mogą być ujmowane jako koszty podatkowe, pod warunkiem, że celem tego spotkania było np. omówienie warunków obecnej lub przyszłej współpracy, a nie kreowanie pozytywnego wizerunku podatnika.

Jeżeli natomiast z usługi gastronomicznej skorzystał sam przedsiębiorca, to poniesione z tego tytułu wydatki nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Przedsiębiorca odbywający podróż służbową nie zalicza bowiem do kosztów uzyskania przychodów wydatków faktycznie poniesionych na swoje wyżywienie. Kosztem podatkowym mogą być u niego jedynie diety z tytułu podróży służbowej, do wysokości limitów określonych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Wynika to z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof, który stanowi, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.