Prawo do diet

Przedsiębiorca prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, w ramach której realizuje usługi poza siedzibą firmy (na terenie całego kraju). W tym celu odbywa podróże służbowe. Czy diety za czas takich podróży może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów?

Przedsiębiorca odbywający podróże w celu świadczenia usług będących przedmiotem prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, może rozliczać w firmowych kosztach wartość diet do wysokości wynikającej z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof.

Osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględniania w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych tych osób oraz osób z nimi współpracujących. W takich kosztach mogą się znaleźć diety w wysokości nieprzekraczającej diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymi odrębnymi przepisami są przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 updof. Zakresem tego unormowania zostały objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. Przepis ten nie przewiduje ograniczeń kręgu osób uprawnionych ze względu na rodzaj lub miejsce wykonywania czynności w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie różnicuje zakresu jego stosowania w zależności od tego, czy wyjazd służbowy ma na celu podpisanie umowy, nabycie środka trwałego czy też świadczenie usług poza siedzibą firmy. Jedyne ograniczenie ustanowione w tym przepisie odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Jak wspomnieliśmy, ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Nie należy jednak zapominać, że podstawową przesłanką decydującą o kwalifikacji danego wyjazdu jako podróż służbowa jest związek takiego wyjazdu z prowadzoną działalnością gospodarczą. Tylko wówczas diety i inne koszty poniesione z tytułu takiej podróży można zaliczać do kosztów uzyskania przychodów.

W przypadku przedsiębiorcy, o którym mowa w treści pytania przesłanka ta jest spełniona. Świadczy on usługi będące przedmiotem działalności gospodarczej na terenie całego kraju. Wobec tego ma prawo zaliczać do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za czas takich podróży w wysokości diet przysługujących pracownikom.

Potwierdzeniem słuszności takiego stanowiska może być wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej interpretacja indywidualna z 21 marca 2023 r., nr 0114-KDIP3-1.4011.1112.2022.4.MS2. Organ podatkowy zwrócił w niej uwagę, że: "Problematyka dotycząca podróży służbowych, odbywanych w ramach prowadzonej działalności gospodarczej znalazła odzwierciedlenie w orzecznictwie sądów administracyjnych. Orzecznictwo ukształtowało w tym zakresie jednolitą linię rozstrzygnięć, wskazując, że nie znajduje uzasadnienia stanowisko, że jedynie podróże mające na celu czynności incydentalne spełniają wymogi podróży służbowych, natomiast realizowanie zasadniczego przedmiotu działalności nie wchodzi w zakres podróży służbowych.

W orzecznictwie przyjmuje się ponadto, że podróżą służbową jest również realizowanie przedmiotu działalności gospodarczej przez przedsiębiorcę poza stałym miejscem działalności.

Przedsiębiorca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowych, związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, do wysokości określonej w odrębnych przepisach".