Opodatkowanie otrzymanych należności

Przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do rad nadzorczych zalicza się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście (art. 13 pkt 7 updof). Przychodami tymi są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Oznacza to, że otrzymany przez członka rady nadzorczej pełniącego swą funkcję na podstawie powołania zwrot kosztów przejazdu na posiedzenia rady jest u niego przychodem z działalności wykonywanej osobiście.

Jednocześnie fakt osiągnięcia przychodu nie zawsze jest równoznaczny z jego opodatkowaniem. Ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych korzystają bowiem różne należności, w tym m.in. diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Wynika to z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. Odrębnymi przepisami, o których mowa jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). Przytoczone zwolnienie od podatku stosuje się pod warunkiem, że otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i były poniesione m.in. w celu osiągnięcia przychodów (art. 21 ust. 13 updof).

Przez lata trwał spór, czy zaprezentowane zwolnienie od podatku ma zastosowanie m.in. do przejazdów członków rady nadzorczej na posiedzenia rady. Aktualnie organy podatkowe twierdzą, że dla celów zastosowania tego zwolnienia należy przyjąć, iż podróżą w sensie ogólnym jest wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się siedziba spółki. Pojęcie "podróży" użyte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof dotyczy również przejazdu członków rady nadzorczej na posiedzenia tej rady z miejscowości zamieszkania tych osób do miejscowości, w której mieści się siedziba spółki.

Zatem w sytuacji gdy spółka zwraca członkom rady nadzorczej koszty przejazdów na posiedzenia rady odbywające się poza ich miejscem zamieszkania, w miejscowości, w której znajduje się siedziba spółki, to u członków rady zwrot taki stanowi przychód z działalności wykonywanej osobiście, do którego zastosowanie ma zwolnienie od podatku wymienione w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. Tym samym spółka nie jest zobowiązana do pobrania zaliczki na podatek dochodowy od dokonanego przez siebie zwrotu.