Opodatkowanie diet i innych należności

Przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące m.in. do składu zarządów stanowią przychody z działalności wykonywanej osobiście. Tak wynika z art. 13 pkt 7 updof. Obejmują one otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Stąd należy do nich zaliczyć także wartość diet i innych należności za czas trwania podróży członka zarządu.

Przychód ten może korzystać ze zwolnienia z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. Z przepisu tego wynika, że wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju.

Jednocześnie ustawodawca w art. 21 ust. 13 updof zawarł zastrzeżenie, że wskazane zwolnienie stosuje się, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 updof, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Biorąc pod uwagę powołane wcześniej przepisy oraz fakt, że dojazd osób należących do składu zarządu do siedziby spółki w celu udziału w posiedzeniu zarządu jest podróżą, należy stwierdzić, że dieta i inne należności za czas tej podróży wypłacone członkowi zarządu są zwolnione od podatku, jeżeli:

• nie przekraczają kwot przewidzianych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190),
• nie zostały zaliczone przez członka zarządu do kosztów uzyskania przychodów,
• członek zarządu spółki realizuje w trakcie podróży zadania służące osiągnięciu przez spółkę przychodu.

W przypadku wypłacenia diet i należności w kwocie wyższej niż określona w powołanym rozporządzeniu o podróży służbowej opodatkowaniu podlega nadwyżka ponad limit określony w tym rozporządzeniu. Nadwyżkę tę płatnik powinien doliczyć do innych przychodów członka zarządu uzyskanych na podstawie powołania i od łącznej kwoty dochodu pobrać zaliczkę na podatek, obliczoną zgodnie z art. 41 ust. 1 updof.