Skutki podatkowe u zleceniobiorcy

Otrzymane przez zleceniobiorcę należności z tytułu podróży służbowej stanowią jego przychód. Jak bowiem wynika z art. 11 ust. 1 updof, przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń.

Wynagrodzenie z umowy zlecenia kwalifikuje się do przychodów z działalności wykonywanej osobiście wymienionych w art. 13 pkt 8 lit. a updof. Do tego źródła przychodów zalicza się także należności z tytułu podróży służbowej.

To czy zwrot kosztów podróży służbowej będzie opodatkowany, zależy od wysokości zwracanych wydatków. Bowiem diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem są wolne od podatku do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanym dalej rozporządzeniem o podróży służbowej. Tak wynika z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof. Wspomniane zwolnienie od podatku ma zastosowanie, gdy otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 updof, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Tak stanowi art. 21 ust. 13 updof. Ponadto z art. 21 ust. 15c updof wynika, że omawiane zwolnienie od podatku nie ma zastosowania do przychodów otrzymanych przez kierowcę z tytułu wykonywania międzynarodowych przewozów drogowych na podstawie stosunku pracy lub umowy zlecenia, o której mowa w art. 13 pkt 8 updof.

W rezultacie zwrot zleceniobiorcy kosztów podróży w kwotach określonych w przepisach rozporządzenia o podróży służbowej korzysta ze zwolnienia od podatku, natomiast nadwyżka ponad określone limity podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Podobne stanowisko zajmują organy podatkowe. Przykładem jest interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 23 lutego 2024 r., nr 0113-KDIPT2-3.4011.20.2024.1.MS. Czytamy w niej: "(...) wypłacone zleceniobiorcom należności tytułem rekompensaty zwiększonych kosztów utrzymania podczas wykonywania pracy na terenie Niemiec za każdy dzień usług poza granicami kraju - do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej - korzystają ze zwolnienia od opodatkowania podatkiem dochodowym na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Tym samym, w sytuacji gdy wypłacane należności nie będą przekraczać wysokości określonej w ww. rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej, na Państwu, jako płatniku, nie będzie ciążył obowiązek poboru i odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy w związku z wypłacaniem zleceniobiorcom, wykonującym umowę zlecenia poza granicami Polski, ww. kwot. Jeżeli jednak należności wypłacane przez Państwa będą wyższe od limitów określonych w przepisach ww. rozporządzenia, to nadwyżki ponad te limity będą podlegać opodatkowaniu podatkiem dochodowym i w takiej sytuacji z tytułu ich wypłaty będą mieli Państwo obowiązek obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki na podatek dochodowy".