Rozliczenie zaliczki wypłaconej na poczet zagranicznej podróży służbowej

W związku z zagraniczną podróżą służbową wypłacana jest pracownikowi zaliczka, zazwyczaj w walucie obcej. Z zaliczki tej rozlicza się go po zakończeniu podróży. Zarówno zaliczkę, jak i poniesione koszty wyjazdu trzeba przeliczyć z zastosowaniem odpowiedniego kursu waluty. Czy można przyjąć ten sam kurs do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą i do ustalania kosztów podatkowych?

Nie. Kurs stosowany do rozliczeń między pracownikiem (wynikający z przepisów prawa pracy) a pracodawcą nie ma zastosowania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dla celów podatkowych.

Pracodawca na niezbędne koszty podróży poza granicami kraju powinien pracownikowi wypłacić zaliczkę. Tak wynika z § 20 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190). W myśl powołanego przepisu pracownik otrzymuje zaliczkę (bez konieczności składania wniosku):

• w walucie obcej na niezbędne koszty tej podróży, w wysokości wynikającej ze wstępnej kalkulacji tych kosztów, lub
• w złotych (za zgodą pracownika), w wysokości stanowiącej równowartość przysługującej pracownikowi zaliczki w walucie obcej, według średniego kursu NBP z dnia wypłaty zaliczki.

Po zakończeniu podróży służbowej następuje rozliczenie jej kosztów w walucie otrzymanej zaliczki, w walucie wymienialnej albo w walucie polskiej, według średniego kursu z dnia jej wypłacenia (§ 20 ust. 3 rozporządzenia). Pracownik ma 14 dni na rozliczenie kosztów podróży, licząc od dnia jej zakończenia.

Kurs zastosowany według rozporządzenia do ustalenia równowartości zaliczki w walucie polskiej i kosztów podróży służy tylko do rozliczeń między pracownikiem a pracodawcą. Nie ma on zastosowania do rozliczenia kosztów podróży służbowej dla celów podatkowych, które powinno być dokonane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego.

W celu rozliczenia podróży służbowej i pobranej przez pracownika zaliczki pracownik zobowiązany jest przekazać pracodawcy informacje i dokumenty dotyczące poszczególnych wydatków, które pozwolą na ustalenie w oparciu o przepisy rozporządzenia lub regulacje wewnętrzne należności i określenie kwoty do wypłaty pracownikowi lub do zwrotu w przypadku zaliczki na koszty podróży przekraczającej ostateczną kwotę świadczeń. Podstawą rozliczenia może być np. dokument "Rozliczenie kosztów podróży służbowej" wraz z dołączonymi fakturami, rachunkami, oświadczeniem pracownika lub paragonami dokumentującymi poniesione wydatki.

Zaliczki ze swej istoty nie mają w momencie ich wypłaty definitywnego, ostatecznego charakteru, a jednym z warunków uznania wydatku za koszt uzyskania przychodu jest definitywność tego wydatku. W rezultacie okoliczność ta przesądza o braku możliwości zaliczenia ich do kosztów uzyskania przychodów w momencie wypłaty. Skutkiem tego zwrot zaliczki przez pracownika jest u pracodawcy obojętny podatkowo.