Koszty płatnych autostrad a "kilometrówka"

Pracownik odbył podróż służbową prywatnym samochodem osobowym. Czy koszty przejazdu płatną autostradą, jakie poniósł w trakcie tej podróży zwrócone mu przez spółkę, są w firmie kosztami uzyskania przychodów?

Wymienione w pytaniu wydatki są kosztami uzyskania przychodów jedynie w ramach limitu tzw. kilometrówki. Szczegóły w dalszej części odpowiedzi.

Na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) - w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

Inaczej mówiąc, wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby podatnika w celu odbycia podróży służbowej są kosztem podatkowym w wysokości tzw. kilometrówki. "Kilometrówka" to kwota wynikająca z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za jeden kilometr przebiegu. Warunkiem ujęcia omawianych wydatków w kosztach podatkowych w ramach limitu "kilometrówki" jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Tak wynika z art. 16 ust. 5 updop.

Organy podatkowe stoją na stanowisku, że opłaty za płatne parkowanie, przejazd płatną autostradą, przeprawy promowe, czy przejazdy przez płatne mosty, jako wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego objęte są limitem wynikającym z powołanego art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop. Przykładowo, w interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 8 lutego 2024 r., nr 0111-KDIB1-1.4010.708.2023.2.RH czytamy, że: "(...) opłaty za płatne parkowanie, opłaty za przejazd płatną autostradą jako wydatki dotyczące eksploatacji samochodu osobowego objęte są limitem wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a) ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych i nie mogą być zaliczone do kosztów podatkowych na zasadach ogólnych określonych w art. 15 ust. 1 ustawy CIT. Skoro wydatki z tytułu ww. opłat stanowią wydatki z tytułu używania dla potrzeb Wnioskodawcy samochodów osobowych pracowników w celu odbycia przez nich podróży służbowej, które to samochody nie stanowią składników majątku podatnika, to podatnik jest i będzie zobowiązany uwzględniać je w ewidencji przebiegu tego pojazdu i rozliczać w ramach wynikającego z niej limitu będącego iloczynem przejechanych kilometrów oraz stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W przypadku właściwie prowadzonej ewidencji kosztem uzyskania przychodu będą koszty z ewidencji tej wynikające w wysokości nie wyższej niż limity obliczone w sposób wcześniej przedstawiony".

Jeśli więc spółka poza "kilometrówką" wypłaci pracownikowi kwotę z tytułu zwrotu kosztów przejazdu płatną autostradą, to wydatki te nie będą kosztami uzyskania przychodów.