Wydatki na dojazdy na lotnisko oraz w miejscu docelowym podróży

Pracownik spółki będący w krajowej podróży służbowej korzystał z usług taxi. Przejazd obejmował odcinek z domu na lotnisko oraz jazdy po mieście w miejscu docelowym podróży. Czy koszt przejazdu taksówką stanowi koszt podatkowy w pełnej wysokości, czy też powinien być rozliczony w ramach ryczałtu?

Z tytułu odbywanej podróży służbowej pracodawca może wyrazić zgodę na pokrycie rzeczywistych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej. Wówczas takie koszty są kosztami uzyskania przychodów w pełnej wysokości.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Tak wynika z treści art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy. Do pracowników tzw. sfery budżetowej mają w tej kwestii zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwanego dalej rozporządzeniem o podróży służbowej. W przypadku pracowników zatrudnionych u innych pracodawców regulacje w tym zakresie mogą zostać zawarte w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. Jeśli taki pracodawca nie ustali tych kwestii indywidualnie, to obowiązany jest stosować przepisy wymienionego rozporządzenia.

Zakładamy, że w analizowanym przypadku spółka stosuje przepisy rozporządzenia o podróży służbowej. Stosownie do nich pracodawca określa miejscowość rozpoczęcia i zakończenia podróży krajowej (§ 6 ust. 1 rozporządzenia o podróży służbowej). Pracodawca może uznać za miejscowość rozpoczęcia lub zakończenia podróży krajowej miejscowość pobytu stałego lub czasowego pracownika (§ 6 ust. 2 rozporządzenia o podróży służbowej).

Zgodnie zaś z § 9 ust. 1 rozporządzenia o podróży służbowej, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży krajowej pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety. Świadczenie to nie przysługuje w dwóch przypadkach, tj.:

• gdy pracownik nie ponosi takich kosztów,
• jeżeli na wniosek pracownika pracodawca wyrazi zgodę na pokrycie rzeczywistych, udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej, przykładowo skorzysta z usług MZK czy taxi.

Na gruncie podatkowym, wydatki ponoszone z tytułu prowadzonej działalności, po wyłączeniu zastrzeżonych w art. 16 ust. 1 updop, są kosztami uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami ze źródła przychodów lub służą zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Tak stanowi art. 15 ust. 1 updop.

Kosztami uznawanymi za koszty uzyskania przychodów są m.in. koszty pracownicze, które oprócz wynagrodzeń, nagród czy premii, obejmują również inne wydatki ponoszone na rzecz pracowników. Wśród nich znajdują się także przysługujące im należności z tytułu podróży odbywanych w sprawach służbowych.

Z treści pytania można wysnuć wniosek, że pracodawca wyraził zgodę na pokrycie rzeczywistych kosztów dojazdu w podróży służbowej, które obejmowały dojazd z domu na lotnisko oraz jazdy po mieście w miejscu docelowym podróży. Wobec tego te rzeczywiste koszty mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Pozostają bowiem w związku z prowadzoną działalnością, a celem ich poniesienia było dążenie do uzyskania przychodów ze źródła przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Takie wydatki nie zostały również wykluczone z kosztów na podstawie art. 16 ust. 1 updop.