Dieta a podatek dochodowy

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową (art. 77⁵ § 1 Kodeksu pracy). W przypadku pracodawców z tzw. sfery budżetowej wysokość oraz warunki ustalania tych należności reguluje rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. z 2023 r. poz. 2190), zwane dalej rozporządzeniem o podróży służbowej. Z kolei pracodawcy spoza tej sfery stosowne regulacje w tej kwestii mogą zawrzeć w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli nie są objęci wspomnianym układem lub nie są obowiązani do ustalenia regulaminu. Przy czym postanowienia te nie mogą określać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż dieta krajowa pracownika sfery budżetowej. Z rozporządzenia o podróży służbowej wynika, że dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia i wynosi 45 zł za dobę podróży.

Diety wypłacone pracownikowi za czas podróży służbowej są u niego przychodem ze stosunku pracy (art. 12 ust. 1 updof). To, czy przychód ten jest opodatkowany, zależy od wysokości diety. Jak bowiem stanowi art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a updof, diety i inne należności za czas podróży służbowej pracownika są zwolnione od podatku, do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Odrębnymi przepisami, o których mowa w tym przepisie są m.in. przepisy rozporządzenia o podróży służbowej. Tym samym w sytuacji gdy pracodawca wypłaci pracownikowi dietę w wysokości nieprzekraczającej kwoty określonej w rozporządzeniu o podróży służbowej, tj. nieprzekraczającej 45 zł za dobę podróży, to otrzymana z tego tytułu kwota jest wolna od podatku. Jeżeli natomiast wypłacona pracownikowi dieta jest wyższa od określonego w tym rozporządzeniu limitu, tj. przekracza 45 zł za dobę podróży, to nadwyżka ponad ten limit podlega opodatkowaniu. Zakład pracy, jako płatnik, obowiązany jest wówczas od tej nadwyżki pobrać zaliczkę na podatek. W tym celu powinien kwotę nadwyżki zsumować z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu i od łącznej kwoty obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.