Sporządzenie spisu z natury oraz wycena składników objętych spisem

Obowiązek sporządzenia spisu z natury przez podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów nakłada § 24 rozporządzenia w sprawie PKPiR. Przepis ten stanowi, iż ww. podatnicy są obowiązani do sporządzenia i wpisania do księgi spisu z natury określonych składników majątku m.in. na koniec każdego roku podatkowego. Spis z natury sporządzony na koniec roku podatkowego uważa się jednocześnie za spis z natury na dzień 1 stycznia kolejnego roku podatkowego.

Składniki objęte spisem

Spisem z natury objęte są następujące składniki majątku:

• towary handlowe,
• materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
• produkcja w toku,
• półwyroby, wyroby gotowe, braki i odpady.

Spis z natury powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika, a także towary obce znajdujące się w zakładzie podatnika (towary obce nie podlegają wycenie; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność).

UWAGA! W spisie z natury nie wykazuje się wyposażenia ani środków trwałych czy wartości niematerialnych i prawnych.

Spis z natury powinien zawierać co najmniej następujące dane:

• imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy),
• datę sporządzenia spisu,
• numer kolejny pozycji arkusza spisu,
• szczegółowe określenie towaru i innych składników spisu,
• jednostkę miary, ilość stwierdzoną w czasie spisu, cenę w złotych i groszach za jednostkę miary, wartość wynikającą z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,
• wartość wynikającą z przemnożenia ilości innych składników (wymienionych w § 24 ww. rozporządzenia) przez ich cenę jednostkową,
• łączną wartość spisu z natury oraz klauzulę "Spis zakończono na pozycji...",
• podpisy osób sporządzających spis oraz podpis właściciela zakładu (wspólników).

Jeżeli podatnik prowadzi działalność kantorową, to spisem z natury obejmuje niesprzedane wartości dewizowe. W przypadku prowadzenia księgarń i antykwariatów księgarskich - w spisie można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne. Z kolei przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej - spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Spis z natury powinien być sporządzony w sposób staranny i trwały oraz zakończony i zaopatrzony w podpisy osób uczestniczących w spisie.

Wycena składników spisu

Sporządzony spis z natury podlega odpowiedniej wycenie. Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny składników objętych spisem najpóźniej w terminie 14 dni od dnia jego zakończenia.

Do określenia stanu wartościowego składników objętych spisem z natury podatnicy stosują głównie ceny zakupu lub nabycia albo ceny rynkowe czy koszty wytworzenia.

Sposób, w jaki należy dokonać wyceny składników objętych spisem z natury, przedstawia poniższa tabela.

Wycena składników objętych spisem z natury u podatników prowadzących PKPiR:

W celu ustalenia wartości poszczególnych składników spisu z natury materiałów i towarów handlowych według cen nabycia należy ustalić procentowy wskaźnik kosztów ubocznych zakupu (kolumna 11 PKPiR) w stosunku do ogólnej wartości zakupu towarów handlowych i materiałów zewidencjonowanych w kolumnie 10 (suma kosztów ubocznych zakupu przemnożona przez 100 i podzielona przez wartość zakupu).

O tak ustalony wskaźnik należy podwyższyć jednostkowy koszt zakupu, a następnie ustalić wartość poszczególnych składników spisu z natury. Podatnik może również dokonać wyceny wartości materiałów i towarów handlowych według cen zakupu, tj. bez podwyższenia tej ceny o wskaźnik kosztów ubocznych zakupu.

W razie przyjęcia do wyceny towarów kwoty niższej od ceny zakupu lub nabycia albo od kosztów wytworzenia, w szczególności z powodu uszkodzenia, wyjścia z mody, należy przy poszczególnych pozycjach uwidocznić również jednostkową cenę zakupu (nabycia) lub koszt wytworzenia.

W przypadku zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów lub zwiększenia przychodów na podstawie art. 22p ustawy o PDOF (tj. m.in. płatności bez pośrednictwa rachunku płatniczego), jeżeli było to związane z zaliczeniem do kosztów uzyskania przychodów wydatków dotyczących składników objętych spisem z natury - wartość spisu pomniejsza się o kwotę, o którą zmniejszono koszty lub zwiększono przychody.

Wpis w księdze

Spis z natury podatnicy wpisują do księgi podatkowej według poszczególnych rodzajów jego składników lub w jednej pozycji (sumie), jeżeli na podstawie spisu zostało sporządzone odrębne, szczegółowe zestawienie poszczególnych jego składników (zestawienie przechowuje się łącznie z księgą).

W przypadku gdy podatnik na koniec roku podatkowego nie posiada składników majątku podlegających wykazaniu w spisie z natury, w związku z czym wartość spisu wynosi 0 zł, zasadne jest, aby taką informację zamieścił w księdze.