Wydatki na studia pracownika w kosztach podatkowych

Spółka z o.o., w związku z podpisaną z pracownikiem umową o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych, ponosi wydatki (czesne) na jego studia. Spółka zapłaciła czesne "z góry" za okres od października 2021 r. do lutego 2022 r. (I semestr). W którym momencie opłatę tę spółka może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w oparciu o fakturę wystawioną na spółkę? Czy należy ją rozliczać w kosztach podatkowych w czasie?

Wydatki na podnoszenie kwalifikacji zawodowych pracowników, w tym na ich studia, nie zostały wyłączone z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP. Tego rodzaju wydatki są z reguły ponoszone w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów. Wyższe kwalifikacje pracownika mogą bowiem przełożyć się na wyższe przychody pracodawcy.

W związku z powyższym, gdy zdobyte podczas studiów kwalifikacje (wiedza i umiejętności) będą wykorzystywane na potrzeby działalności gospodarczej pracodawcy (tj. będą związane z zakresem powierzonych pracownikowi obowiązków), to wydatki na takie studia będą wykazywały związek z przychodami pracodawcy, a w konsekwencji - będą mogły zostać zaliczone przez niego do kosztów uzyskania przychodów (pod warunkiem ich właściwego udokumentowania).

Wydatki na studia pracowników nie przekładają się w sposób bezpośredni na przychody pracodawcy; nie można ich wprost przypisać do takich przychodów. Wydatki te wpływają na ogólne funkcjonowanie podmiotu gospodarczego. Są one zatem kwalifikowane do kosztów innych niż bezpośrednio związane z przychodami, tj. do tzw. kosztów pośrednich.

Odnosząc się do momentu ujęcia w kosztach podatkowych czesnego na studia pracownika, obejmującego okres od października 2021 r. do lutego 2022 r., należy ustalić, czy wydatek ten stanowi koszt jednorazowy w dacie poniesienia, czy jest to koszt przekraczający rok podatkowy. W celu rozstrzygnięcia tego problemu warto przywołać wspomnianą już w tym dodatku interpretację indywidualną Dyrektora KIS z 17 maja 2021 r., nr 0111-KDIB2-1.4010.65.2021.1.MK, w której organ podatkowy stwierdził:

"(...) zwrot w (...) art. 15 ust. 4d ustawy o CIT (...) "dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy" obejmuje wydatki dotyczące usług (świadczeń) wykonywanych w kilku okresach. Nie dotyczy zaś wydatków związanych ze świadczeniami wykonywanymi jednorazowo, lecz wykorzystywanymi lub odnoszącymi skutek przez dłuższy czas. Przede wszystkim jednak zauważyć należy, że o tym, czy w istocie dany wydatek z uwagi na swój charakter nie może zostać przyporządkowany do długości okresu, którego dotyczy, decydują ostatecznie przepisy prawa podatkowego, a nie sposób jego księgowania na potrzeby prawa bilansowego. (...)"

W świetle powyższego zasadne jest uznać, że czesne za I semestr studiów pracownika, obejmujący okres od października 2021 r. do lutego 2022 r., to "wydatek dotyczący usług wykonywanych w kilku okresach". Tak też wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora KIS z 12 grudnia 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.278.2017.2.MK. Organ podatkowy, odnosząc się do momentu ujęcia w kosztach podatkowych opłaty za studia MBA pracownika stwierdził, że opłata ta, pomimo iż ponoszona jest jednorazowo, dotyczy okresu przekraczającego rok podatkowy.

Zaznaczamy, że odmienne stanowisko zajął jednak Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 25 lutego 2019 r., nr 0114-KDIP2-2.4010.630.2018.3.JG. Zdaniem organu podatkowego, wydatki ponoszone przez pracodawcę na studia podyplomowe pracownika stanowią koszty uzyskania przychodów w roku poniesienia.

Przyjmując jednak, że wydatki na studia pracownika, o których mowa w pytaniu, są kosztami przekraczającymi rok podatkowy, mogą być one ujęte w kosztach podatkowych w poszczególnych latach podatkowych w następujący sposób, tj.:

• w części przypadającej na okres od 1 października 2021 r. do 31 grudnia 2021 r. - jednorazowo w miesiącu zaksięgowania ww. wydatku na podstawie otrzymanej faktury,
• w części przypadającej na okres styczeń-luty 2022 r. - w kosztach podatkowych w styczniu 2022 r.

Wspomnijmy, że w podobny sposób, na zasadzie uproszczenia, ww. wydatki mogą zostać rozliczane dla celów bilansowych. Należy mieć przy tym na uwadze, że wydatki na studia pracowników, dotyczące przyszłych okresów sprawozdawczych, są rozliczane w czasie za pośrednictwem konta 64-0 "Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów".