Zwrot kosztów podróży zleceniobiorcy

Zleceniobiorca (niebędący przedsiębiorcą) w ramach zawartej umowy zlecenia odbył podróż krajową. Czy wypłacone mu z tego tytułu diety oraz zwrot kosztów noclegu są u niego przychodem podlegającym opodatkowaniu?

Zwrot kosztów podróży stanowi u zleceniobiorcy przychód, który może korzystać ze zwolnienia od podatku.

Jeżeli do wykonania zlecenia niezbędne jest odbycie podróży, zleceniobiorca może otrzymać od zleceniodawcy zwrot jej kosztów, jeżeli stanowi tak umowa. Otrzymane z tego tytułu należności są u zleceniobiorcy przychodem. Przychodami są bowiem otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń (art. 11 ust. 1 updof). Zwrot należności z tytułu podróży stanowi u zleceniobiorcy przychód z działalności wykonywanej osobiście.

To, czy przychód z tytułu diet oraz zwrotu kosztów noclegów otrzymany przez zleceniobiorcę będzie opodatkowany, zależy od wysokości należności z tego tytułu.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof, wolne od podatku dochodowego są diety i inne należności za czas podróży osoby niebędącej pracownikiem - do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Zwolnienie to można jednak zastosować, o ile otrzymane należności nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów lub
   
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
   
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
   
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5 updof, w związku z wykonywaniem tych funkcji (art. 21 ust. 13 updof).

Oznacza to, że diety i zwrot kosztów noclegu wypłacone zleceniobiorcy są wolne od podatku na zasadach przewidzianych w powołanym art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b oraz ust. 13 updof, do wysokości określonej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Nadwyżka kwot z tytułu diet i zwrotu kosztów noclegu ponad określone w tym rozporządzeniu limity podlega opodatkowaniu.