Ekwiwalent za używanie przez pracowników własnej odzieży roboczej i jej pranie

Starostwo zatrudnia szereg pracowników na stanowiskach, których zajmowanie wymaga posiadania specjalistycznej odzieży roboczej. Pracownicy wykorzystują własną odzież i jest im z tego tytułu wypłacany ekwiwalent za używanie i pranie tej odzieży. Obowiązek wypłaty takiego ekwiwalentu wynika z przepisów Kodeksu pracy, w ramach przepisów bhp. Czy starostwo od wypłacanego ekwiwalentu jest zobowiązane do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych?

Ekwiwalent za używanie przez pracowników własnej odzieży roboczej i jej pranie, wypłacany zgodnie z przepisami bhp jest wolny od podatku dochodowego. W związku z tym od tych świadczeń nie pobiera się zaliczki na podatek dochodowy.

Na podstawie art. 237⁷ § 1 Kodeksu pracy, pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie odzież i obuwie robocze, spełniające wymagania określone w Polskich Normach, jeżeli odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne, bezpieczeństwa i higieny pracy.

Jednocześnie, pracodawca może ustalić stanowiska, na których dopuszcza się używanie przez pracowników, za ich zgodą, własnej odzieży i obuwia roboczego, spełniających wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 237⁷ § 2 K.p.). Wówczas pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.

Ponadto pracodawca jest obowiązany zapewnić m.in. pranie takiej odzieży, a jeśli pracodawca nie może zapewnić prania odzieży roboczej, czynności te mogą być wykonywane przez pracownika, pod warunkiem wypłacania przez pracodawcę ekwiwalentu pieniężnego w wysokości kosztów poniesionych przez pracownika (art. 237⁹ § 2 i 3 K.p.).

Wypłacane pracownikom ekwiwalenty pieniężne za używanie i pranie przez pracowników własnej odzieży roboczej stanowią przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 updof. Jednak na mocy art. 21 ust. 1 pkt 11 updof, wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.

W związku z tym starostwo jako płatnik PIT od wartości wymienionych świadczeń, wypłacanych zgodnie z przepisami bhp, nie jest zobowiązane do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.