Koszty zagranicznej podróży służbowej przedsiębiorcy

Przedsiębiorca w celu pozyskania nowych kontrahentów udał się w podróż służbową do Niemiec. Z tytułu podróży przysługują mu diety. Według jakiego kursu waluty je rozliczyć i w którym momencie uznać ich wartość za koszt uzyskania przychodów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów?

Diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej należy przeliczyć na złote według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień sporządzenia dowodu wewnętrznego. Z kolei dniem zakwalifikowania wartości diet do kosztów uzyskania przychodów będzie dzień sporządzenia dowodu wewnętrznego.

Zgodnie z art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

Powołany art. 23 updof w ust. 1 pkt 52 przewiduje, że wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących kwalifikowana do kosztów uzyskania przychodów nie może przekroczyć wysokości diet przysługujących pracownikom, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Tymi odrębnymi przepisami jest rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167).

Aby więc przedsiębiorca mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet z tytułu podróży służbowej, podróż musi:

• być związana z prowadzoną działalnością gospodarczą,
   
• służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów,

a wysokość diet musi mieścić się w granicach limitu określonego w powołanym rozporządzeniu.

Do przeliczenia na złote diet wyrażonych w walutach obcych należy zastosować kurs waluty określony w art. 11a ust. 2 updof, czyli kurs średni ogłaszany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Z kolei za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów w przypadku podatników prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, z pewnym zastrzeżeniem niemającym w tym przypadku znaczenia, uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Tak wynika z art. 22 ust. 6b updof.

Według § 14 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.), na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne).

Dowody wewnętrzne mogą dokumentować m.in. diety z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą (§ 14 ust. 1 pkt 5 rozporządzenia). W takim przypadku dowody te powinny zawierać co najmniej następujące dane: imię i nazwisko, cel podróży, nazwę miejscowości docelowej, liczbę godzin i dni przebywania w podróży służbowej (data i godzina wyjazdu oraz powrotu), stawkę i wartość przysługujących diet (§ 14 ust. 3 rozporządzenia).

W rozpatrywanej sytuacji dniem zakwalifikowania diet do kosztów uzyskania przychodów będzie więc dzień sporządzenia dowodu wewnętrznego, a kursem waluty właściwym do przeliczenia diet na złote - ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień sporządzenia tego dowodu.