Koszty najmu samochodu podczas zagranicznej podróży służbowej odbywanej przez pracowników

Często się zdarza, że podczas wyjazdu zagranicznego (delegacji służbowej) nasi pracownicy-serwisanci wynajmują samochód osobowy na lotnisku, aby dojechać do klienta. Czy w przypadku takiego wynajmu trzeba sporządzać "kilometrówkę"?

Opłatę za najem samochodu osobowego, z którego pracownik korzystał w czasie zagranicznej podróży służbowej, można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach - bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Natomiast prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i obliczenie "kilometrówki" jest konieczne, w przypadku gdy pracodawca chce zaliczyć do kosztów podatkowych wydatki związane z korzystaniem z takiego samochodu (np. zakup paliwa, opłaty za przejazd autostradami, opłaty za parking).

Jeżeli dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej firma posiadająca osobowość prawną korzysta z samochodu osobowego, który nie stanowi składnika jej majątku - to wydatki poniesione z tytułu używania takiego samochodu może zaliczyć do kosztów podatkowych tylko do wysokości nieprzekraczającej "kilometrówki", czyli kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra (art. 16 ust. 1 pkt 51 updop). Konieczne jest przy tym prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, w sposób określony w art. 16 ust. 5 updop. W przypadku braku takiej ewidencji, wydatki z tytułu używania samochodu osobowego nie stanowią kosztów uzyskania przychodów. Powołane przepisy, na zasadzie wyjątku, nie dotyczą samochodów osobowych używanych na podstawie umowy leasingu (art. 16 ust. 3b updop).

Analogiczne unormowania obowiązują podatników będących osobami fizycznymi, którzy dla celów prowadzonej działalności korzystają z samochodów osobowych niewprowadzonych do ewidencji środków trwałych (art. 23 ust. 1 pkt 46, ust. 3b, 5 i 7 updof).

Trzeba zauważyć, że zgodnie z wykładnią prezentowaną obecnie zarówno w orzecznictwie sądów administracyjnych, jak również przez organy podatkowe - wydatki z tytułu opłaty (czynszu) za wynajęcie samochodu osobowego dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej nie są ograniczone limitem wynikającym z "kilometrówki". Wydatki te zalicza się do kosztów uzyskania przychodów na zasadach określonych w art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof. Są one bowiem związane z uzyskaniem samego tytułu prawnego umożliwiającego używanie takiego samochodu.

Natomiast do wydatków z tytułu używania samochodu na podstawie umowy najmu, które zgodnie z dyspozycją art. 16 ust. 1 pkt 51 updop i art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, podlegają rozliczeniu w ramach "kilometrówki", zalicza się m.in. wydatki na zakup paliwa, części zamiennych, przeglądy techniczne, bieżące naprawy i konserwacje, koszty ubezpieczeń, opłaty za przejazdy autostradami oraz opłaty za parking.

Takie stanowisko przedstawił m.in. NSA w wyroku z 5 maja 2016 r., sygn. akt II FSK 688/14 oraz w wyroku z 3 grudnia 2015 r., sygn. akt II FSK 2273/13. Podobnie uznał np. Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 28 kwietnia 2016 r., nr IBPB-1-2/4510-383/16/BKD, a także Minister Finansów w interpretacji ogólnej z 8 listopada 2013 r., nr DD2/033/55/MWJ/13/RD-111005.

Z pytania wynika, że pracownicy wysyłani w zagraniczną podróż służbową wynajmują na lotnisku samochody osobowe, aby dojechać do klientów, na rzecz których firma (ich pracodawca) świadczy usługi serwisowe.

W takiej sytuacji opłatę (czynsz) za najem samochodu osobowego, z którego pracownik korzystał w czasie zagranicznej podróży służbowej, można bezpośrednio zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów na ogólnych zasadach (określonych w art. 15 ust. 1 updop i art. 22 ust. 1 updof), bez konieczności prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Natomiast ujęcie w kosztach uzyskania przychodów wydatków poniesionych w związku z korzystaniem z wynajętego samochodu (np. na zakup paliwa, opłaty za przejazd autostradami, opłaty za parking), jest możliwe tylko do wysokości kwoty wynikającej z "kilometrówki", Tak więc, jeżeli pracodawca chce zaliczyć te wydatki do kosztów podatkowych, to konieczne jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu i obliczenie "kilometrówki".