Koszty przejazdów do miejsca prowadzenia działalności gospodarczej

Prowadzę działalność gospodarczą w Polsce, choć obecnie mieszkam w Niemczech. Raz w tygodniu przyjeżdżam do Polski w sprawach służbowych, tj. związanych z tą działalnością. Podróż tę odbywam własnym samochodem. Czy koszty przejazdu do miejsca prowadzenia działalności, w tym koszty paliwa, mogę zaliczać do kosztów uzyskania przychodów?

Generalnie koszty przejazdu przedsiębiorcy do miejsca prowadzenia działalności są kosztami uzyskania przychodów. Szczegóły w dalszej części odpowiedzi.

Na podstawie art. 22 ust. 1 updof, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 updof. Do kosztów podatkowych zalicza się więc racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane bezpośrednio lub pośrednio z prowadzoną działalnością, których celem jest uzyskanie przychodu bądź zachowanie lub zabezpieczenie jego źródła.

Koszty przejazdu odbywane przez przedsiębiorcę w celach służbowych, np. do miejsca wykonywania działalności nie zostały przez ustawodawcę wykluczone z kosztów podatkowych. Takim wydatkom nie można też odmówić związku z prowadzoną działalnością. Spełniają one ogólną definicję kosztów podatkowych sformułowaną w powołanym art. 22 ust. 1 updof.

Jeżeli jednak przejazd odbywa się samochodem osobowym, to należy brać pod uwagę pewne ograniczenia przy zaliczaniu tego rodzaju wydatków do kosztów podatkowych. Ograniczenia te występują, gdy taki pojazd nie został zaliczony przez przedsiębiorcę do środków trwałych. Jak wynika bowiem z art. 23 ust. 1 pkt 46 updof, za koszty uzyskania przychodów nie uważa się poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika. Wydatki te nie są kosztem w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. W celu ustalenia faktycznego przebiegu samochodu podatnik jest obowiązany do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

W świetle tego przepisu, wydatki związane z używaniem - na potrzeby prowadzonej działalności - samochodu osobowego niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych są kosztami podatkowymi tylko do wysokości tzw. kilometrówki i pod warunkiem, że podatnik prowadzi ewidencję przebiegu pojazdu.

Wysokość wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów wyznacza iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów.

Wymienione stawki za 1 km przebiegu pojazdu określone są w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Wynoszą one dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika:

• do 900 cm³ - 0,5214 zł,
   
• powyżej 900 cm³ - 0,8358 zł.

W razie braku ewidencji przebiegu pojazdu, wydatki z tytułu używania prywatnego samochodu na potrzeby prowadzonej działalności, w tym koszty przejazdu (np. zużyte paliwo) nie stanowią kosztów uzyskania przychodów.

Reasumując, jeżeli przejazdy do miejsca prowadzenia działalności odbywają się samochodem osobowym niezaliczonym do środków trwałych, to koszty takich przejazdów (np. koszty zużytego paliwa, opłaty za autostrady, opłaty parkingowe) są kosztami uzyskania przychodów w wysokości nieprzekraczającej iloczynu liczby przejechanych tym samochodem kilometrów i stawki za 1 km przebiegu.

Takie ograniczenie w zaliczaniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie występuje, gdy podatnik wykorzystuje w działalności samochód osobowy zaliczony do środków trwałych. Wówczas koszty używania tego samochodu, w tym ponoszone w związku podróżą odbywaną przez przedsiębiorcę w celach służbowych - koszty paliwa, autostrad, parkingów - są kosztami uzyskania przychodów w pełnej wysokości, tj. na zasadach ogólnych, o których mowa w powołanym na wstępie art. 22 ust. 1 updof.