Wypłata pracownikowi "kilometrówki" oraz zwrot opłat za parkingi i przejazdy płatną autostradą w trakcie podróży służbowej

Pracownik odbył krajową podróż służbową prywatnym samochodem. Przy rozliczeniu delegacji wykazał wydatki na parkingi oraz za przejazd płatną autostradą. Czy wymienione wydatki w całości stanowią koszty podatkowe?

Wymienione w pytaniu należności z tytułu zwrotu opłat za parkingi oraz opłat za przejazd płatną autostradą mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów tylko do wysokości tzw. kilometrówki.

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownikowi zatrudnionemu u pracodawcy spoza tzw. sfery budżetowej określa się w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania. W przypadku gdy układ zbiorowy pracy, regulamin wynagradzania lub umowa o pracę nie zawiera takich postanowień, pracownikowi przysługują należności na pokrycie kosztów podróży służbowej według przepisów rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167). Zakładając, że w rozpatrywanym przypadku należności te rozliczane są według przepisów powołanego rozporządzenia, przeanalizujmy, do których z nich pracownik ma prawo. Według § 3 rozporządzenia, w przypadku gdy pracodawca wyrazi zgodę na odbycie przez pracownika podróży służbowej samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy, pracownikowi przysługuje z tego tytułu zwrot kosztów przejazdu takim samochodem do wysokości tzw. kilometrówki. Ponadto stosownie do § 4 rozporządzenia pracownikowi, który w czasie podróży poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej.

Stosownie do art. 23 ust. 1 pkt 36 lit. a updof oraz art. 16 ust. 1 pkt 30 lit. a updop, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków ponoszonych na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów na potrzeby wykonywanej działalności w celu odbycia podróży służbowej (jazdy zamiejscowe) w wysokości przekraczającej kwotę ustaloną przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra. Powołując się na te przepisy, Minister Finansów w piśmie będącym odpowiedzią na pytanie naszego Wydawnictwa, otrzymanym 26 lutego 2013 r., wyjaśnił, że określony w powołanych przepisach limit kosztów podatkowych dotyczy szerokiej kategorii kosztów związanych z używaniem samochodu przez pracowników w celu odbycia podróży służbowej. Do takich wydatków zaliczyć należy np. wydatki na paliwo, opłaty za parkowanie, opłaty za przejazd płatnymi drogami i autostradami, itp.

W świetle stanowiska Ministra Finansów, wymienione w pytaniu opłaty stanowią koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości "kilometrówki", którą ustala się w oparciu o ilość kilometrów przejechanych w podróży służbowej i stawki za jeden kilometr przebiegu samochodu.