Przedłożone przez pracownika paragony za płatne parkowanie firmowych samochodów

Pracownik korzystający w celach służbowych z firmowego samochodu przedłożył paragony za korzystanie z płatnego parkingu. Czy stanowią one wystarczający dowód księgowy, by zwrócone na ich podstawie pracownikowi koszty uznać za koszty uzyskania przychodów?

Na ogół przyjmuje się, że paragon za korzystanie z płatnego parkingu uzupełniony o dane nabywcy usługi może stanowić dowód księgowy będący podstawą do ujęcia go w księgach rachunkowych. Z kolei w podatkowej księdze zaewidencjonowaniu podlega dowód wewnętrzny sporządzony w oparciu o taki paragon.

Koszt w księgach rachunkowych

Przedłożone przez pracownika paragony za korzystanie z płatnego parkingu mogą stanowić dowód księgowy, jeżeli będą spełniać warunki określone w art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.). Na podstawie tego przepisu dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1) określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2) określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3) opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4) datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5) podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6) stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Można zaniechać zamieszczania na dowodzie danych, o których mowa w pkt 1-3 i 5, jeżeli wynika to z odrębnych przepisów, oraz danych, o których mowa w pkt 6, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych.

Paragon nie zawiera wszystkich wymienionych danych warunkujących uznanie go za dowód księgowy, m.in. określenia nabywcy. Na ogół przyjmuje się jednak, że po uzupełnieniu go na odwrocie o pieczątkę i podpis nabywcy usługi, stanowi wystarczający dokument księgowy będący podstawą ujęcia wydatku w księgach rachunkowych, a tym samym zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli spełnia przesłanki kosztu podatkowego na podstawie art. 22 ust. 1 updof i art. 15 ust. 1 updop.

Koszt w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Na podstawie § 12 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728), zapisy w podatkowej księdze dokonywane są w języku polskim i w walucie polskiej w sposób staranny, czytelny i trwały, na podstawie prawidłowych i rzetelnych dowodów.

Podstawą zapisów w księdze są m.in.:

1) faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne wystawione zgodnie z odrębnymi przepisami, lub

2) inne dowody, wymienione w § 13 i 14 rozporządzenia, stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej:

a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy,

b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych,

d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Z kolei z § 14 ust. 1 rozporządzenia wynika, że na udokumentowanie zapisów w księdze, dotyczących niektórych kosztów (wydatków), mogą być sporządzone dokumenty zaopatrzone w datę i podpisy osób, które bezpośrednio dokonały wydatków (dowody wewnętrzne), określające: przy zakupie - nazwę towaru oraz ilość, cenę jednostkową i wartość, a w innych przypadkach - przedmiot operacji gospodarczych i wysokość kosztu (wydatku).

Katalog kosztów, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym jest zamknięty. Mieszczą się w nim jednak wydatki związane z parkowaniem samochodu w sytuacji, gdy są one poparte dokumentami niezawierającymi danych, o których mowa w § 12 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia. Podstawą wystawienia dowodu wewnętrznego jest bilet z parkometru, kupon, bilet jednorazowy załączony do sporządzonego dowodu. Wynika tak z § 14 ust. 2 pkt 9 rozporządzenia.

Zatem na okoliczność poniesienia wydatku z tytułu parkowania samochodu w strefie płatnego parkowania może być sporządzony dowód wewnętrzny. Dokument ten będzie stanowił podstawę zaksięgowania wydatku w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.