Koszt ujęty w księgach na podstawie duplikatu faktury

Spółka z o.o. w czerwcu 2018 r. otrzymała duplikat faktury za artykuły biurowe zakupione w ubiegłym roku. Faktura pierwotna nie dotarła do niej. Kiedy należy uwzględnić w kosztach podatkowych koszt zakupionych artykułów?

Koszt artykułów biurowych zakupionych w 2017 r. na potrzeby firmy jest kosztem uzyskania przychodów w dacie zarachowania w księgach rachunkowych.

Wydatki na zakup artykułów biurowych zużywanych w firmie, kwalifikowane są do kosztów innych niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są to tzw. koszty pośrednie. Tego rodzaju koszty potrącalne są w dacie ich poniesienia. Jeżeli dotyczą one okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d updop). Z powołanego przepisu wynika zasada, że koszty potrąca się w dacie poniesienia oraz, że przypisuje się je podatkowo do roku, którego dotyczą.

Ustawodawca przewidział, że za dzień poniesienia takiego kosztu (z pewnym zastrzeżeniem niemającym w tym przypadku zastosowania), uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e updop).

Zgodnie z regułami wynikającymi z przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2018 r. poz. 395 ze zm.), do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym (art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości).

Według przepisów ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia bilansowego. Przed zamknięciem ksiąg jednostka powinna ująć w księgach rachunkowych zamykanego roku obrotowego wszystkie zdarzenia dotyczące tego roku, nawet jeśli dokumenty wpłynęły do jednostki po dniu bilansowym. Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych (jednostki kontynuującej działalność) powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Po tym dniu jednostka nie może już dokonywać nowych zapisów ani wprowadzać zmian do ksiąg rachunkowych roku, którego księgi zamknięto. Informacje o zdarzeniach dotyczących roku, którego księgi zamknięto, otrzymane już po ostatecznym zamknięciu tych ksiąg, ujmuje się w księgach roku obrotowego, w którym informacje te otrzymano.

Jeżeli wydatki na zakupione materiały biurowe wprowadzono do ksiąg 2017 r., to nie ulega wątpliwości, w świetle powołanych przepisów podatkowych, że koszt uzyskania przychodu powstał w 2017 r. Jeżeli jednak koszt z tytułu zakupu materiałów biurowych zostanie odzwierciedlony w księgach rachunkowych w 2018 r., na podstawie duplikatu faktury, to zgodnie ze stanowiskiem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie wyrażonym w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB1.4511.1118.2016.1.EC, w której rozstrzygnął podobny problem, także podatkowo należy ten koszt uznać za koszt uzyskania przychodu w 2018 r.