Przejazdy przedsiębiorcy do i z firmy

Rozpocząłem prowadzenie działalności gospodarczej. Od osiąganych z niej dochodów, ustalanych na podstawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów, będę płacił podatek obliczany według skali podatkowej. Czy wydatki związane z przejazdami do i z firmy są kosztem podatkowym?

Tak, wydatki ponoszone przez podatnika (przedsiębiorcę) na przejazdy do i z firmy należy uznać za koszty podatkowe.

Podatnik prowadzący działalność gospodarczą może zaliczać do kosztów uzyskania przychodów takie koszty niewymienione w art. 23 updof, które ponosi w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

Koszty dojazdu przedsiębiorcy z domu do miejsca wykonywania działalności gospodarczej i z powrotem nie zostały wymienione w art. 23 updof, jako wydatki wykluczone z kategorii kosztów uzyskania przychodów. Przyjmuje się, że takie wydatki podatnik może zaliczyć do kosztów podatkowych. Analizowane wydatki są bowiem racjonalne i gospodarczo uzasadnione, a ich poniesienie służy osiąganiu przychodów.

Wydatki na przejazdy do i z firmy, zakwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów, podatnik powinien ujmować w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 13 "pozostałe wydatki".

Podstawę zapisu omawianych wydatków w księdze mogą stanowić wyłącznie dowody księgowe, o których mowa w § 12 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2017 r. poz. 728). W zależności od środka komunikacji wykorzystywanego przez podatnika na potrzeby przejazdów do i z firmy, dowodami tymi będą:

• faktury i rachunki wystawione przez przewoźników; za fakturę uznawany jest bilet jednorazowy wystawiony przez podatnika uprawnionego do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. taborem samochodowym, jeśli spełnia warunki określone w § 3 pkt 4 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485),
   
• faktury i rachunki związane z używaniem na potrzeby dojazdów do firmy środków transportu zarówno wprowadzonych, jak też niewprowadzonych przez podatnika do środków trwałych.

Należy też przypomnieć, że w razie używania na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej samochodu osobowego niewprowadzonego do środków trwałych, wydatki związane z jego używaniem będą stanowiły koszty uzyskania przychodów tylko do wysokości kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu, określonej w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz. U. nr 27, poz. 271 ze zm.). Warunkiem koniecznym do ujęcia tak określonych wydatków do kosztów jest prowadzenie przez podatnika ewidencji przebiegu pojazdu spełniającej wymogi określone w art. 23 ust. 7 updof.

W drodze wyjątku, wymóg prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu nie dotyczy sytuacji, gdy w prowadzonej działalności gospodarczej podatnik używa samochodu osobowego na podstawie umowy leasingu (art. 23 ust. 3b updof).