Ryczałty noclegowe kierowców w kosztach podatkowych

Firma prowadzi działalność w zakresie transportu drogowego w kraju i poza jego granicami zatrudniając kierowców na podstawie umów o pracę. Zasady wynagradzania kierowców zawarte są w regulaminie wewnętrznym firmy oraz w treści umów o pracę. Na wynagrodzenie, zgodnie z tymi uregulowaniami, składa się podstawa wynagrodzenia oraz zryczałtowane składniki specyficzne dla branży transportowej, w tym m.in. ryczałty za nocleg w kabinie pojazdu podczas wykonywania podróży służbowej. Czy wartość tych ryczałtów stanowi dla firmy koszty uzyskania przychodów?

"(...) W katalogu ujętym w art. 23 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, nie zawarto ani zakazu, ani jakiegokolwiek ograniczenia co do możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wartości diet i ryczałtów za noclegi wypłacanych pracownikom.

Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewidentną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków w poczet kosztów uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a uzyskaniem przychodu, zgodnie z dyspozycją powołanego art. 22 ust. 1 ww. ustawy. Powinien to być taki wydatek, którego związek z prowadzoną działalnością nie budzi wątpliwości, a obowiązek wykazania tego związku należy do podatnika.

W konsekwencji, niezależnie od tego czy wypłacane pracownikom środki pieniężne będą elementem wynagrodzenia, czy też na podstawie odrębnych przepisów, tj. przepisów prawa pracy (niebędących przedmiotem niniejszej interpretacji indywidualnej) - ryczałtem za noclegi lub inną należnością, wypłacaną w związku z podróżami służbowymi pracowników, mogą stanowić u pracodawcy koszt uzyskania przychodów, jeżeli oczywiście spełniają przesłanki ujęte w cyt. art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów bądź też zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów.

(...) skoro wydatki z tytułu ryczałtów za noclegi, które będą wypłacane kierowcom zatrudnionym w firmie transportowej Wnioskodawcy w związku z odbywanymi przez nich podróżami służbowymi, spełniają przesłanki zawarte w art. 22 ust. 1 ustawy, tj. zostały poniesione w celu osiągnięcia, bądź zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów oraz zostały prawidłowo udokumentowane, to mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów w prowadzonej przez Wnioskodawcę działalności gospodarczej.

Należy jednocześnie podkreślić, że pojęcie »podróży służbowej« unormowane jest w przepisach prawa pracy, zatem rozstrzygnięcie kwestii, czy podróże, jakie odbywa pracownik są podróżami służbowymi oraz prawidłowość wypłacania należności z tego tytułu, nie leży w kompetencji organów podatkowych. Przepisy prawa pracy nie stanowią bowiem przepisów prawa podatkowego, zdefiniowanych w art. 3 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2017 r. poz. 201 ze zm.). (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 19 października 2017 r., nr 0115-KDIT3.4011.254.2017.1.AK)