Skan faktury jako podstawa odliczenia VAT

Planujemy, aby obieg dokumentów, w tym faktur, odbywał się głównie w formie elektronicznej. W tym celu dokumenty będą skanowane. Wersja skanowana będzie odzwierciedleniem wersji papierowej. Będzie ona archiwizowana do czasu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Możliwy będzie przegląd dokumentów lub ich wydruk. Dokumenty w formie papierowej będą niszczone. Czy przechowywanie skanów zapewnia autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność dokumentu, czyni zadość obowiązkom przechowywania faktur oraz pozwala na odliczenie podatku VAT?

"(...) Art. 2 pkt 31 ustawy (o VAT - przyp. red.) stanowi, że ilekroć w przepisach ustawy jest mowa o fakturze - rozumie się przez to dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie.

Z kolei (...) przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym. (...)

Zgodnie z art. 106n ust. 1 ustawy - stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. (...)

Należy stwierdzić, że regulacje prawne dopuszczają możliwość przechowywania faktur (wystawianych bądź otrzymywanych w formie papierowej) w formie elektronicznej, w dowolny sposób, jednakże sposób ten - jak wymaga ustawodawca - ma zapewniać przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Ponadto, podatnik zobowiązany jest zapewnić odpowiednim organom na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej - również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych. W przypadku przechowywania faktur poza terytorium kraju, podatnik jest obowiązany za pomocą środków elektronicznych, zapewnić dostęp on-line do tych faktur. (...)

Biorąc pod uwagę opis sprawy, w którym Wnioskodawca wskazał, że wdrożony system internetowy przechowywania skanów zapewni autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktur (...), a także umożliwi dostęp do nich na żądanie odpowiedniego organu, stwierdzić należy, że Wnioskodawca może przechowywać w formie elektronicznej (w postaci skanów) faktury mające pierwotnie formę dokumentów papierowych. Z uwagi na to, że Wnioskodawca wskazał, że przechowywane skany faktur papierowych będą dokumentowały nabycie towarów i usług wykorzystywanych do czynności opodatkowanych Wnioskodawcy będzie przysługiwało prawo do odliczenia wynikającego z nich podatku naliczonego, z zastrzeżeniem regulacji zawartej w art. 88 ustawy. (...)".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 28 lipca 2017 r., nr 0114-KDIP1-1.4012.186.2017.2.IZ)