W jaki sposób aplikować o zwrot podatku VAT?

Wniosek należy złożyć do administracji podatkowej państwa członkowskiego zwrotu, za pośrednictwem właściwego dla podatnika naczelnika urzędu skarbowego, nie później niż do 30 września roku następującego po okresie zwrotu. Zgodnie z art. 15 dyrektywy Rady 2008/9/WE wniosek uznaje się za złożony dopiero wtedy, gdy wnioskodawca przedstawił wszystkie informacje wymagane na mocy art. 8, 9 i 11. Za datę złożenia wniosku uznaje się przyjęcie wniosku przez system e-Deklaracje.

Aby wniosek został przyjęty przez system e-Deklaracje, powinien być poprawnie wypełniony oraz zgodny z wyjaśnieniami zamieszczonymi w zakładce e-Deklaracje. Jeżeli system e-Deklaracje odrzuci wniosek, podatnik w trakcie odczytu otrzyma komunikat o przyczynie odrzucenia dokumentu - system wskaże mu również miejsca, gdzie zostały niewypełnione pozycje. W tej sytuacji wnioskodawca powinien poprawić wskazane pozycje i ponownie przesłać wniosek.

W przypadku polskich wniosków VAT-REF potwierdzeniem przyjęcia dokumentu przez system e-Deklaracje jest pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru z komunikatem 200 - "Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie".

Po przekazaniu wniosku do polskiego systemu VAT-REFUND z systemu e-Deklaracje zostanie automatycznie wysłana wiadomość z informacją o nadaniu numeru referencyjnego wniosku w systemie VAT-REFUND z konta funkcyjnego urzędu, do którego skierowano wniosek. Wszelka dalsza korespondencja dotycząca wniosku VAT-REF zarówno z kraju członkowskiego siedziby, jak i kraju członkowskiego zwrotu jest opatrywana numerem referencyjnym wniosku.

Po potwierdzeniu uprawnień podatnika do ubiegania się o zwrot podatku od wartości dodanej, urząd skarbowy przekazuje wniosek do państwa członkowskiego zwrotu w terminie 15 dni kalendarzowych od daty jego otrzymania.

W przypadku gdy weryfikacja uprawnień wnioskodawcy do ubiegania się o zwrot podatku VAT przebiegnie niepomyślnie, naczelnik urzędu skarbowego wyda postanowienie o nieprzekazaniu wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. O wydaniu takiego postanowienia podatnik zostanie poinformowany pocztą elektroniczną, a samo postanowienie zostanie doręczone pocztą tradycyjną.

Decyzję o przyjęciu lub odrzuceniu wniosku przez państwo członkowskie zwrotu podatnik powinien otrzymać w terminie 4 miesięcy od otrzymania wniosku. Jeśli administracja podatkowa państwa członkowskiego zwrotu zażąda dodatkowych informacji, wówczas decyzja powinna być wydana do 6 miesięcy od dnia otrzymania wniosku. W przypadku żądania dalszych dodatkowych informacji, decyzja powinna być wydana do 8 miesięcy od dnia otrzymania wniosku.

Dotrzymanie terminu złożenia wniosku jest niezwykle ważne. Termin ten określony w art. 15 dyrektywy 2008/9/WE, jest bowiem - zgodnie z wyrokiem Trybunału Sprawiedliwości UE z dnia 21 czerwca 2012 r. w sprawie C-294/11 - terminem zawitym.

Termin zawity, to szczególny rodzaj terminu stanowczego, charakteryzujący się dużym rygorem prawnym, przejawiającym się w tym, że niepodjęcie określonej czynności przez uprawniony podmiot w okresie zakreślonym tym terminem, powoduje definitywne wygaśnięcie przysługującego podmiotowi prawa do tej czynności.

Należy pamiętać, że wycofanie złożonego wniosku nie jest możliwe. Podatnicy mogą jedynie dokonać jego korekty, przy czym nie wszystkie państwa członkowskie akceptują korygowanie wniosków.

W przypadku, gdy we wniosku VAT-REF zostanie podany niewłaściwy adres poczty elektronicznej należy złożyć korektę wniosku z podaniem prawidłowego adresu e-mail. Brak korekty wniosku w tym zakresie będzie powodował, że korespondencja będzie przesyłana na adres podany we wniosku, gdyż system VAT-Refund nie pozwala na dokonywanie zmian we wniosku przez urząd skarbowy. Korekta wniosku jest jedynym skutecznym sposobem dokonania zmiany adresu e-mail w kraju członkowskim zwrotu.