Samochód w leasingu operacyjnym wykorzystywany przez przedsiębiorcę także prywatnie a koszty podatkowe

Samochód w leasingu operacyjnym jest częściowo wykorzystywany do działalności gospodarczej, a częściowo prywatnie (przez szefa - właściciela). Czy w związku z tym opłata inicjalna oraz poszczególne raty czynszu, a także wydatki eksploatacyjne będą kosztem uzyskania w całości, czy w części (wg proporcji)?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PDOF, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23.

W świetle powyższej zasady, aby dany wydatek mógł zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodu, przede wszystkim musi być poniesiony w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, na potrzeby tej działalności. Generalnie przyjęło się (w interpretacjach organów podatkowych i orzecznictwie sądów administracyjnych), że do kosztów uzyskania przychodów podatnik może zaliczyć wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z tą działalnością, których celem jest osiągnięcie przychodów, bądź też zabezpieczenie lub zachowanie tego źródła przychodów, o ile w myśl przepisów ww. ustawy, nie podlegają wyłączeniu z tychże kosztów. Każdy poniesiony w działalności gospodarczej wydatek należy oceniać indywidualnie w kontekście powyższej zasady spełnienia wymogu istnienia związku z działalnością gospodarczą.

Wydatki związane z wykorzystywaniem samochodów osobowych na podstawie umowy leasingu operacyjnego (czynsz leasingowy, koszty eksploatacji itp.), na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Jednak kosztów uzyskania przychodów nie mogą stanowić wydatki niemające związku z prowadzoną działalnością, a poniesione na cele prywatne.

Podobnie wyjaśnił Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 7 listopada 2016 r., nr 0461-ITPB1.4511.762.2016.1.PSZ. Uznał on bowiem, że przepisy ustawy o PDOF nie przewidują - jako warunku zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów - konieczności wykorzystywania przedmiotu leasingu wyłącznie do celów związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą. Zatem, jeśli są spełnione kryteria wynikające z ustawy o PDOF (tj. m.in. umowa leasingu zawarta w celu osiągnięcia przychodów, właściwe udokumentowanie), podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów opłatę wstępną, raty leasingowe oraz opłaty administracyjne, koszty przygotowania samochodu do wydania - w pełnej wysokości. Każdorazowo podatnik musi jednak określić, czy dany wydatek został poniesiony w związku z działalnością gospodarczą. Organ podatkowy podkreślił, że obowiązek wykazania tego związku leży po stronie podatnika. Zatem wydatki eksploatacyjne będą stanowiły koszt uzyskania przychodu tylko w tej części, w jakiej faktycznie służą uzyskiwaniu przychodów z działalności, niezależnie od tego, jaką proporcję wykorzystywania samochodu na cele związane z działalnością ustalił podatnik.

Niestety w praktyce może być trudne dokładne obliczenie, jaka część wydatków przypada na użytkowanie prywatne, a jaka na firmowe. Wspomnijmy, że Ministerstwo Finansów w odpowiedzi z 27 stycznia 2016 r. na pytanie naszego Wydawnictwa w kwestii użytkowania firmowych samochodów przez wspólników spółek cywilnych niebędących pracownikami, wyjaśniło:

"(...) Jeżeli (...) samochód będący środkiem trwałym spółki osobowej, używany jest przez wspólnika spółki osobowej do celów prywatnych, który nie jest pracownikiem tej spółki, po stronie wspólnika powstaje nieodpłatne świadczenie zaliczane do przychodów z innych źródeł przychodów, którego wartość jest ustalana zgodnie z postanowieniami zawartymi w art. 11 o podatku dochodowym od osób fizycznych."

Zatem w przypadku właścicieli spółek osobowych - z jednej strony - zgodnie z wyjaśnieniem MF - jest koszt w spółce, z drugiej - przychód u wspólnika. Jednak inna jest sytuacja w przypadku podatnika prowadzącego własną działalność gospodarczą - nie wydaje się możliwe stosowanie wspomnianego wyjaśnienia w takich przypadkach, trudno bowiem uznać, że podatnik ma sam sobie od własnego samochodu ustalać przychód podlegający opodatkowaniu PIT. Dlatego naszym zdaniem, zasadne jest w takim przypadku analizowanie kosztów pod kątem wydatków poniesionych na potrzeby prowadzonej działalności - czyli tak jak wyjaśnił organ podatkowy w ww. interpretacji.