Wypłata pracownikowi ekwiwalentu za używanie własnego sprzętu

Przez okres jednego miesiąca pracownica działu finansowo-księgowego, ze względu na zwiększoną ilość zadań wykonywanych w ramach obowiązków służbowych, codziennie po godzinach pracy wykorzystywała prywatny laptop do celów firmowych (sporządzanie sprawozdań, zestawień, komunikowanie się z kierownictwem). Pracodawca zawarł z pracownicą umowę na używanie prywatnego sprzętu i wypłacił jej z tego tytułu z końcem maja br. ekwiwalent w wysokości miesięcznego odpisu amortyzacyjnego obliczonego metodą liniową. Za wartość początkową sprzętu przyjęto wartość rynkową z dnia przyjęcia go do używania. Czy ustalony we wskazany sposób ekwiwalent objęty jest zwolnieniem od podatku dochodowego od osób fizycznych?

Ekwiwalenty pieniężne wypłacone pracownikom za używanie prywatnych narzędzi, materiałów lub sprzętu generalnie korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, ale po spełnieniu ustawowych warunków. Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o pdof, wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.

Przepisy ustawy o pdof nie regulują jednak kwestii, w jakiej wysokości należy ustalić ekwiwalent za używanie dla celów służbowych prywatnego sprzętu, aby korzystał ze zwolnienia od podatku.

W opinii organów podatkowych tego rodzaju świadczenie pracownicze jest zwolnione od podatku, gdy zostaną spełnione łącznie następujące przesłanki:

• ekwiwalent jest wypłacony w pieniądzu,
   
• narzędzia, materiały lub sprzęt stanowią własność pracownika i są wykorzystywane przy wykonywaniu pracy,
   
• kwota ekwiwalentu odpowiada poniesionym przez pracownika wydatkom, tzn. musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy ekwiwalentem a wartością sprzętu (narzędzi, materiałów) oraz stopniem ich zużycia w trakcie używania.

Takie stanowisko zajął m.in. Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z dnia 14 lipca 2016 r., nr IPPB2/4511-401/16-3/MK1.

W aspekcie powyższego wydaje się, że przyjęty przez pracodawcę sposób wyliczenia ekwiwalentu za używanie przez pracownika prywatnego laptopa dla potrzeb firmy odpowiada wskazanym wcześniej warunkom. Miesięczny odpis amortyzacyjny obliczony metodą liniową odzwierciedla bowiem koszt odpowiadający stopniowemu zużywaniu się sprzętu w skali miesiąca.

Jednak, aby omawiany ekwiwalent mógł korzystać ze zwolnienia od podatku dochodowego od osób fizycznych, należy również pamiętać, że pracownik musi dysponować odpowiednimi dowodami potwierdzającymi jego prawo własności do sprzętu (np. dowody zakupu). Dla celów dowodowych trzeba także zgromadzić wszelkie dokumenty potwierdzające faktyczne używanie prywatnego sprzętu na potrzeby pracodawcy (np. korespondencja elektroniczna, sprawozdania, zestawienia ze wskazaniem okresu, w którym zostały sporządzone). Jest to niezbędne w celu uniknięcia sporu w tej kwestii z organami podatkowymi.