Rozliczenie niewielkich wierzytelności wobec osób prywatnych

Prowadzę działalność w zakresie sprzedaży hurtowej wyrobów bieliźniarskich. Zdarza się, że osoby prywatne nie płacą mi od razu za otrzymany towar, po czym nie mogę nawiązać z nimi żadnego kontaktu, pomimo podejmowania wielokrotnych prób. Niezapłacone przez nich należności kształtują się przedziale od kilkudziesięciu do kilkuset złotych. Kwoty wynikające z wystawionych na ich rzecz faktur lub paragonów były zaewidencjonowane jako przychód w podatku dochodowym. Czy takie nieuregulowane wierzytelności można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów bez podawania ich do sądu? Z moich szacunków wynika, że w większości koszty związane z ich dochodzeniem byłyby wyższe od kwoty wierzytelności.

Jeżeli przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności, które zarachowane były jako przychody należne, byłyby równe albo wyższe od kwoty danej wierzytelności, to podatnik na podstawie protokołu, sporządzonego w celu wykazania wysokości tych kosztów, może uznać te wierzytelności za nieściągalne i zaliczyć ich wartość do firmowych kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako nieściągalne, z wyjątkiem takich wierzytelności nieściągalnych, które uprzednio na podstawie art. 14 ustawy o pdof zostały zarachowane w podatku dochodowym jako przychody należne i których nieściągalność została uprawdopodobniona.

W analizowanym przypadku zastosowanie znajdzie art. 23 ust. 2 pkt 3 ustawy o pdof. Wynika z niego, że za wierzytelności, o których mowa w art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy pdof, uważa się te wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo wyższe od jej kwoty. Uwzględniając te regulacje, należy stwierdzić, że przewidywane koszty takie np. jak koszty sądowe, koszty zastępstwa procesowego, wydatki związane ze stawiennictwem w sądzie świadków (dojazdy, zwrot utraconych zarobków), koszty zaliczki na ekspertyzy biegłych, koszty egzekucyjne, czy sporządzenia aktualnych dokumentów podatnika (np. odpis z KRS) niezbędnych dla celów procesu, poświadczenia notarialne itp. powinny być co najmniej równe wierzytelności, która ma być uznana za nieściągalną. Jeśli ten warunek zostanie spełniony, wówczas taka wierzytelność może zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez przedsiębiorcę działalności gospodarczej na podstawie protokołu sporządzonego przez niego.

W przypadku gdy do wierzyciela zastosowanie mają przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, to opisane kwestie regulują przepisy art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a) i ust. 2 pkt 3 ustawy o pdop.

Nieściągalność wierzytelności można udokumentować protokołem jedynie wówczas, gdy koszty jej dochodzenia są co najmniej równe tej wierzytelności.