Odpisy aktualizujące zaliczane do kosztów podatkowych

W przypadku problemów z odzyskaniem przysługujących należności, które zostały zaliczone do należnych przychodów podatkowych i opodatkowane, podatnik powinien utworzyć odpis aktualizujący ich wartość, a po uprawdopodobnieniu nieściągalności wierzytelności zakwalifikować go do kosztów uzyskania przychodu. Z tej możliwości mogą skorzystać wierzyciele w celu złagodzenia konieczności uregulowania podatku dochodowego od należności, za które zapłaty nie uzyskali.

Odpisy aktualizujące wartość należności nie stanowią, co do zasady, kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej. Kosztem podatkowym są jednak określone w ustawie o rachunkowości odpisy aktualizujące wartość należności od tej ich części, która była uprzednio zaliczona do przychodów należnych, a nieściągalność należności została uprawdopodobniona na podstawie przepisów podatkowych. Tak wynika odpowiednio z przepisów art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 26a ustawy o pdop.

Odpisy aktualizujące wartość należności mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, jeżeli będą spełnione następujące warunki:

• należność została wcześniej zaliczona do przychodów należnych,
   
• odpis aktualizujący został dokonany w oparciu o przepisy ustawy o rachunkowości (Dz. U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.),
   
• nieściągalność należności została uprawdopodobniona w sposób przewidziany w art. 23 ust. 3 ustawy o pdof lub art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o pdop.

Należy zaznaczyć, że odpis aktualizujący należność ma charakter tymczasowy. Figuruje on bowiem w księgach rachunkowych do czasu ustania przyczyn, dla których został utworzony (uregulowania należności przez dłużnika), uznania należności za nieściągalną, jej umorzenia lub przedawnienia.

Ustawa o rachunkowości przewiduje konieczność dokonywania odpisów aktualizujących w przypadkach przewidzianych w art. 35b ust. 1 tej ustawy.

Otóż wartość należności aktualizuje się uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty poprzez dokonanie odpisu aktualizującego, w odniesieniu do:

• należności od dłużników postawionych w stan likwidacji lub w stan upadłości - do wysokości należności nieobjętej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności, zgłoszonej likwidatorowi lub sędziemu komisarzowi w postępowaniu upadłościowym,
   
• należności od dłużników w przypadku oddalenia wniosku o ogłoszenie upadłości, jeżeli majątek dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania upadłościowego - w pełnej wysokości należności,
   
• należności kwestionowanych przez dłużników oraz z których zapłatą dłużnik zalega, a według oceny sytuacji majątkowej i finansowej dłużnika spłata należności w umownej kwocie nie jest prawdopodobna - do wysokości niepokrytej gwarancją lub innym zabezpieczeniem należności,
   
• należności stanowiących równowartość kwot podwyższających należności, w stosunku do których uprzednio dokonano odpisu aktualizującego - w wysokości tych kwot, do czasu ich otrzymania lub odpisania,
   
• należności przeterminowanych lub nieprzeterminowanych o znacznym stopniu prawdopodobieństwa nieściągalności, w przypadkach uzasadnionych rodzajem prowadzonej działalności lub strukturą odbiorców - w wysokości wiarygodnie oszacowanej kwoty odpisu, w tym także ogólnego, na nieściągalne należności.

Nie tworzy się odpisu aktualizującego w stosunku do należności, która uległa przedawnieniu, została umorzona lub została uznana za nieściągalną.

Odpis aktualizujący wartość należności może zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów również przez podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów - o ile dana wierzytelność nie uległa przedawnieniu i zostały spełnione warunki określone w art. 23 ust. 1 pkt 21 ustawy o pdof.