Warunki zaliczenia nieściągalnych wierzytelności do kosztów podatkowych

W praktyce gospodarczej zdarzają się sytuacje, w których kontrahenci nie płacą za wykonane na ich rzecz usługi lub dostarczone towary. W takich okolicznościach ustawodawca dał przedsiębiorcom możliwość zminimalizowania powstałych z tego tytułu strat poprzez obciążenie kosztów podatkowych wartością nieściągalnej wierzytelności. To pozwala na zmniejszenie podatku do zapłaty. Przedsiębiorca chcąc z tej możliwości skorzystać musi jednak prawidłowo udokumentować nieściągalność wierzytelności i dokonać tego przed jej przedawnieniem.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym stanowią, że wierzytelności odpisane jako nieściągalne, nie są kosztem uzyskania przychodów. Wyjątek dotyczy wierzytelności, które były uprzednio zarachowane jako przychody należne, a ich nieściągalność została udokumentowana (art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 1 pkt 25 lit. a ustawy o pdop).

Zaliczenie określonej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów jest możliwe, o ile:

• wierzytelność była zarachowana wcześniej do przychodów należnych,
   
• nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób określony w art. 23 ust. 2 ustawy o pdof oraz art. 16 ust. 2 ustawy o pdop,
   
• wierzytelność nie uległa przedawnieniu.

Dla zaliczenia wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów konieczne jest spełnienie wymienionych przesłanek jednocześnie. W efekcie przedsiębiorca nie obciąży kosztów podatkowych wierzytelnością, która nie została uprzednio zaliczona do przychodów należnych, choćby została udokumentowana w sposób określony przez ustawodawcę, jak i wierzytelnością, która została uprzednio zakwalifikowana do przychodów należnych, ale której nieściągalność nie została udokumentowana we właściwy sposób. Do kosztów uzyskania przychodów nie zostaną zaliczone również wierzytelności nieściągalne nabyte w celu dalszej odsprzedaży lub windykacji oraz przejęte od upadłego przedsiębiorstwa, ponieważ nie były one wcześniej zarachowane jako przychody należne.

Przy obciążaniu kosztów nieściągalnymi wierzytelnościami trzeba także pamiętać, że wierzytelności przedawnionych nie uważa się za koszty podatkowe (art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o pdof i art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o pdop).

Terminy przedawnienia roszczeń regulują przepisy Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2017 r. poz. 459). Na długość okresu przedawnienia wpływ ma przede wszystkim charakter świadczenia. Przykładowo dla roszczeń o świadczenia okresowe oraz roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej termin ten wynosi 3 lata (art. 118 K.c.), dla sprzedawcy z tytułu sprzedaży dokonanej w zakresie działalności jego przedsiębiorstwa - 2 lata (art. 554 K.c.). Natomiast roszczenie stwierdzone m.in. prawomocnym orzeczeniem sądu przedawnia się z upływem 10 lat (art. 125 § 1 K.c.).