Wydatki na nocleg w podróży przedsiębiorcy

Prowadzę księgowość w małej jednoosobowej firmie. Właściciel dostarczył mi do zaksięgowania fakturę za usługi hotelowe. Czy jej wartością mogę obciążyć koszty podatkowe?

Odpowiedź na pytanie Czytelnika uzależniona jest od okoliczności, w jakich przedsiębiorca korzystał z usług hotelowych oraz od tego, jakie usługi zostały objęte fakturą.

Zasadniczo osoby fizyczne będące przedsiębiorcami mogą firmowe koszty uzyskania przychodów obciążać tylko wydatkami związanymi z usługami noclegowymi ponoszonymi w odbywanych podróżach biznesowych. Jedynie bowiem w sytuacji, gdy wyjazd przedsiębiorcy związany jest z prowadzonymi przez niego interesami i służy osiąganiu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła ich powstawania, wydatki poniesione w związku z odbyciem takiej podróży mogą obciążać firmowe koszty uzyskania przychodów. Nie dotyczy to więc noclegów w podróżach odbywanych prywatnie.

Należy jednak podkreślić, że z uwagi na to, iż częstą praktyką obiektów hotelowych jest kalkulowanie w cenie noclegu również śniadania, wartość usługi noclegowej w podróży przedsiębiorcy może obciążać koszty firmowe tylko wtedy, gdy możliwe jest jej wyodrębnienie. Aby zatem wydatki na noclegi ponoszone w czasie wyjazdu biznesowego mogły obciążać koszty firmowe, powinny być udokumentowane w taki sposób, aby precyzyjnie można było określić ich wartość. Z uregulowań zawartych w art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof wynika bowiem, że nie stanowią kosztu uzyskania przychodu faktyczne wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w podróży służbowej. Tym samym kosztu podatkowego nie stanowi skalkulowana w cenie noclegu cena zapłacona za śniadanie.

Jednocześnie jednak na podstawie przywołanego przepisu przedsiębiorca może do kosztów firmowych zaliczać wartość diet z tytułu takiego wyjazdu biznesowego, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży służbowej. W przypadku podróży przedsiębiorcy jest to jedyny koszt, który może być ujęty w kosztach podatkowych w wysokości zryczałtowanej, niepotwierdzonej dowodami poniesienia.

Wobec powyższego, jeżeli przedsiębiorca dysponuje fakturą za korzystanie w podróży w interesach z usługi hotelarskiej, w ramach której, oprócz noclegu, miał zapewnione wyżywienie, to obciążenie kosztów podatkowych wydatkami poniesionymi na ten nocleg będzie możliwe pod warunkiem wyodrębnienia z niej faktycznego kosztu związanego z noclegiem w hotelu.