Opodatkowanie należności za podróż członka zarządu

Członek zarządu spółki z o.o., pełniący swoje obowiązki na podstawie aktu powołania, jest jednocześnie zatrudniony w spółce na umowę o pracę jako dyrektor ds. promocji i marketingu. Czy w tej sytuacji należności, jakie otrzymuje za odbywane podróże służbowe, korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego?

Często w spółkach kapitałowych występują sytuacje, w których osoba pełniąca na podstawie aktu powołania funkcję członka jej zarządu jednocześnie jest zatrudniona w tej spółce na umowę o pracę. Jeżeli - tak jak ma to miejsce w przypadku opisanym w pytaniu - zakres jej obowiązków jako pracownika nie pokrywa się z zadaniami członka zarządu, wówczas uzyskiwane przez tę osobę przychody zalicza się do dwóch różnych źródeł przychodów: z działalności wykonywanej osobiście, o której mowa w art. 13 pkt 7 ustawy o pdof oraz ze stosunku pracy, określonych w art. 12 ust. 1 tej ustawy. W efekcie należności wypłacane tej osobie za podróże odbywane w ramach sprawowania funkcji pełnionej w zarządzie spółki i realizacji zadań w ramach stosunku pracy podlegają odrębnemu opodatkowaniu według zasad przewidzianych dla danego źródła przychodów.

Należności za podróże mogą korzystać ze zwolnienia od podatku zgodnie z warunkami określonymi w art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy o pdof. Zasady zwolnienia dla świadczeń otrzymywanych przez pracowników ustawodawca określił w lit. a) przywołanego przepisu, natomiast dla świadczeń otrzymywanych przez osoby niebędące pracownikami (np. członków zarządu) z tytułu odbywanych przez nie podróży w lit. b) omawianego uregulowania oraz w ust. 13. W stosunku do należności wypłaconych członkowi zarządu, ale w związku z pełnieniem przez niego obowiązków służbowych w ramach stosunku pracy, przywołane przepisy wskazują, że należności te korzystają ze zwolnienia od podatku dochodowego, jeżeli ich wysokość nie przekracza wysokości określonej w odrębnych ustawach lub przepisach wydanych przez właściwego ministra w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w tzw. budżetówce z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju. Jeżeli jednak należności te wypłacone zostaną w kwotach wyższych, wówczas nadwyżka ponad obowiązujące w budżetówce limity podlega opodatkowaniu na zasadach właściwych dla wynagrodzenia ze stosunku pracy.

Zakres zwolnienia dla odbywających podróże osób niebędących pracownikami, w tym członków zarządu spółki kapitałowej, jest identyczny, co oznacza, że nadwyżka ponad ustawowe limity podlega opodatkowaniu - tu jednak na zasadach przewidzianych dla przychodów z działalności wykonywanej osobiście. Przy czym aby w tym przypadku omawiane zwolnienie miało zastosowanie, należności otrzymane za odbytą podróż nie mogą zostać przez członka zarządu zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, a on sam powinien w trakcie tej podróży realizować zadania służące osiągnięciu przez spółkę przychodu.