Przychody pracownika związane z wyżywieniem w podróży

Z przepisów dotyczących podróży służbowych wynika, że zasadniczo na pokrycie kosztów wyżywienia pracownikowi w takiej podróży przysługuje ryczałt w postaci diety. Nasza firma często jednak sama zapewnia swoim pracownikom posiłki w trakcie jej odbywania lub wypłaca diety w wysokości wyższej niż obowiązuje w budżetówce.

1) Czy gdy pracownik w podróży służbowej otrzymuje wyższe diety, to zwolniony od podatku dochodowego jest u niego przychód w wysokości pełnej kwoty otrzymanych diet czy wyłącznie w granicach diet wynikających z rozporządzenia o podróży służbowej?

Diety oraz inne należności wypłacane pracownikom za czas podróży służbowych stanowią dla nich przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o pdof. W oparciu o uregulowania zawarte w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof korzystają one ze zwolnienia od podatku, ale jedynie do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży na obszarze kraju i za granicą. W części stanowiącej nadwyżkę ponad wskazane w nim kwoty za dobę podróży, diety podlegają opodatkowaniu oraz oskładkowaniu wraz z pozostałymi przychodami ze stosunku pracy osiągniętymi przez pracownika w danym miesiącu (przykład).

2) Jak zastosować omawiane zwolnienie w przypadku, gdy pracownikowi wyżywienie w podróży służbowej zapewnia pracodawca?

Dosyć często firmy zatrudniające pracowników, którzy odbywają podróże służbowe na terenie kraju i za granicą, zamiast wypłacania diet zapewniają im całodzienne bezpłatne wyżywienie. W praktyce pracownicy zazwyczaj otrzymują na ten cel zaliczki albo korzystają w tym zakresie ze służbowych kart płatniczych - co z uwagi na rozliczenia dokonywane z pracownikiem jest bardzo wygodne dla pracodawcy. Równie często zapewnienie bezpłatnego wyżywienia w podróży służbowej polega na opłaceniu go bezpośrednio przez pracodawcę lub zwrocie pracownikowi udokumentowanych fakturami lub rachunkami wystawionymi na firmę wydatków poniesionych na ten cel.

Niezależnie od przyjętej przez pracodawcę formy zazwyczaj kwota przeznaczona na całodzienne wyżywienie jest wyższa niż dieta przysługująca na podstawie rozporządzenia w sprawie podróży służbowej. I tu pojawia się problem dotyczący zastosowania przywołanego już wcześniej zwolnienia od podatku wynikającego z art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Sprowadza się on do tego, czy jeżeli pracodawca zapewnia bezpłatne całodzienne wyżywienie, to ze zwolnienia korzysta cała jego wartość, czy też zwolniona jest ona jedynie do wysokości przysługującej diety.

W opinii wielu przedsiębiorców występujących do organów podatkowych o zajęcie stanowiska w tej kwestii, nadwyżka rzeczywistych kosztów wyżywienia za czas podróży służbowej pracownika pokrytych przez pracodawcę ponad wysokość określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej, nie generuje u pracownika opodatkowanego przychodu. Ich zdaniem zapewnienie pracownikowi całodziennego wyżywienia podczas podróży służbowej, bez względu na formę, powinno być uznane za inne należności za czas podróży służbowej pracownika, które są zwolnione z opodatkowania na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof. Także w niektórych orzeczeniach WSA składy orzekające uznały, że omawiane świadczenia nie podlegają opodatkowaniu również, gdy wartość zapewnionego wyżywienia przekracza wysokość przysługujących pracownikom diet (por. wyroki WSA w Warszawie z dnia 16.04.2014 r., sygn. akt III SA/Wa 31/14, oraz z dnia 23.01.2015 r., sygn. akt III SA/Wa 1111/14).

Organy podatkowe mają jednak w tej kwestii inne stanowisko. Uważają bowiem, że na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a) ustawy o pdof ze zwolnienia od podatku korzysta wyłącznie ta część otrzymanego zwrotu wydatku dotyczącego bezpłatnego wyżywienia, która nie przekracza diety z tytułu podróży służbowych określonych w rozporządzeniu w sprawie podróży służbowej (por. interpretację indywidualną Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 18.11.2015 r., nr IPPB4/4511-1093/15-2/JK2). W ten sam sposób wypowiedział się NSA w wyroku z dnia 11.09.2015 r., sygn. akt II FSK 1516/13. Stwierdził w nim, że skoro koszty wyżywienia w czasie podróży służbowej zamykają się w pojęciu diety, to należy uznać, iż w przypadku zapewnienia bezpłatnego wyżywienia wolna od podatku dochodowego jest jego wartość tylko do wysokości równowartości diety.