Przekazanie podatnikom informacji PIT-11 w formie elektronicznej

"Przepisy te (ustawy o PIT - przyp. autora) nie określają (...) zasad przekazywania podatnikom (tj. osobom zatrudnionym w Spółce na podstawie umowy o pracę oraz osobom współpracującym ze Spółką na podstawie umów zlecenia) informacji o dochodach oraz o pobranych zaliczkach na podatek dochodowy - PIT-11 przez płatników, tj. nie regulują zasad przekazywania informacji pomiędzy podmiotami niebędącymi podmiotami publicznymi. W przepisach tych ustawodawca wprowadził jedynie wymóg ich przekazania podatnikom przez płatników.

Również przepisy Ordynacji podatkowej oraz przepisy wydanych na jej podstawie rozporządzeń wykonawczych, regulacji takich nie zawierają, tak jak ma to miejsce w przypadku składania przez płatników do właściwych urzędów skarbowych m.in. ww. informacji - PIT-11, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (art. 3a, art. 3b Ordynacji podatkowej).

W rozstrzyganym zakresie, dla oceny prawidłowego sposobu postępowania płatnika, należy mieć na względzie normę prawną stanowiącą sumę norm wynikających z art. 8 Ordynacji podatkowej, art. 37 ust. 3 i art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz art. 80 § 2 Kodeksu karnego skarbowego. Z tego też względu konieczne jest, aby w przypadku wystawienia informacji - PIT-11 w formie elektronicznej:

• informacja taka sporządzona była według ustalonego wzoru;
   
• podatnicy wyrazili zgodę na otrzymanie informacji w formie elektronicznej;
   
• informacja ta opatrzona była bezpiecznym podpisem elektronicznym przez osobę wyznaczoną do obliczenia i pobrania podatku;
   
• płatnik dysponował dowodem faktycznego przekazania i doręczenia podatnikowi wiadomości elektronicznej, którą przesłano PIT-11.

Tylko bowiem w przypadku spełnienia wszystkich wskazanych wyżej warunków możliwe jest uznanie, że płatnik w sposób prawidłowy wykonał ciążący na nim obowiązek przekazania pracownikowi/zleceniobiorcy informacji - PIT-11.

(...) Przedstawiony przez Wnioskodawcę sposób przekazania podatnikom po wyrażeniu przez nich zgody na otrzymanie w formie elektronicznej informacji - PIT-11 sporządzonej w formie nieedytowalnego pliku w wersji PDF, opatrzonego kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez umocowanego w tym celu przedstawiciela - co wynika z treści wniosku - zapewni Wnioskodawcy świadomość ich otrzymania przez pracowników. Potwierdzeniem tego faktu będzie możliwość wygenerowania raportu z dostarczenia wiadomości z informacją PIT-11 pod wskazany przez zleceniobiorcę adres poczty elektronicznej lub adres skrzynki służbowej aktywnego pracownika wraz z datą i godzina wysyłki. Wnioskodawca będzie więc dysponował dowodem skutecznego przekazania informacji podatnikowi".

(interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 10 lutego 2017 r., nr 1462-IPPB4.4511.1323.2016.1.AK)