Terminy wystawiania faktur

Zasadniczo fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym - jak wynika z art. 106i ust. 7 pkt 1 ustawy o VAT - faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

Powyższe dotyczy również faktur wystawianych w odniesieniu do całości lub części zapłaty otrzymanej przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi.

W odniesieniu do niektórych czynności terminy wystawiania faktur zostały uregulowane w sposób szczególny.

W myśl art. 106i ust. 3-5 ustawy o VAT, fakturę wystawia się nie później niż:

1) 30. dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;

2) 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) - przy czym w przypadku gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;

3) 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

4) z upływem terminu płatności - w przypadku:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy (tj. usług dostarczania wody, związanych ze zbieraniem i usuwaniem odpadów, itp.), najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

5) 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji gdy w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania, fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

Faktury dokumentujące czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 (tj. m.in. dostawę mediów, najem, stałą obsługę prawną i biurową), zawierające informację, jakiego okresu ona dotyczy, mogą być wystawiane wcześniej niż 30. dnia przed wykonaniem usługi. Podobnie jest w przypadku dokumentowania:

• usługi, w związku ze świadczeniem której ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń,
   
• usługi ciągłej świadczonej przez okres dłuższy niż rok, dla której w związku z jej świadczeniem w danym roku nie upływają terminy płatności lub rozliczeń,
   
• dostawy towarów, dla której ustalane są następujące po sobie terminy płatności lub rozliczeń.

Jeśli podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury dokumentującej daną czynność, jednakże nabywca zgłosi żądanie wystawienia takiej faktury - w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty - istnieje obowiązek jej wystawienia zarówno w przypadku wykonanej czynności, jak i otrzymanej przez podatnika zaliczki. Obowiązek ten nie dotyczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT (dostaw mediów, najmu, itp.) oraz wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów (w odniesieniu do zaliczek).

Jeśli z żądaniem wystawienia faktury nabywca wystąpi do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę (otrzymano całość lub część zapłaty). Jeśli natomiast żądanie zostanie zgłoszone po upływie miesiąca, w którym miała miejsce sprzedaż, wówczas fakturę należy wystawić nie później niż do 15. dnia od dnia zgłoszenia żądania. Tak wynika z art. 106i ust. 6 ustawy o VAT.