Nocleg w podróży przedsiębiorcy

Podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie usług reklamowych odbył zagraniczną podróż służbową. Faktura za zakup usług hotelowych obejmuje w jednej pozycji koszty noclegu i śniadania (room & breakfast). W jaki sposób wydatki te powinien rozliczyć w firmowych kosztach podatkowych?

W przypadku podróży odbywanych w ramach prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby fizyczne będące przedsiębiorcami, kosztami uzyskania przychodów z tego źródła są diety za czas takich podróży, do wysokości ustalonej na zasadach określonych w przepisach o podróżach służbowych pracowników, oraz koszty noclegu - jeżeli możliwe jest ustalenie ich wysokości.

W sytuacji gdy wyjazd przedsiębiorcy związany jest z prowadzonymi przez niego interesami i służy osiąganiu przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów, wydatki poniesione na zorganizowanie takiej podróży mogą obciążać firmowe koszty uzyskania przychodów. Spełniają bowiem ogólną definicję kosztu podatkowego, o której mowa w art. 22 ust.1 ustawy o pdof. Kwalifikując dany wydatek do kosztów podatkowych, trzeba jednak uwzględniać ograniczenia wynikające z art. 23 ust. 1 ustawy o pdof.

Z brzmienia art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy o pdof wynika, że faktyczne wydatki na wyżywienie przedsiębiorcy w podróży służbowej nie stanowią kosztu uzyskania przychodu w jego firmie. Jednak ten sam przepis zezwala na zaliczenie do kosztów uzyskania przychodów wartości diet z tytułu takiego wyjazdu służbowego, w części nieprzekraczającej wysokości diet przysługujących w tym zakresie pracownikom. Diety takie przysługują na pokrycie kosztów wyżywienia w podróży służbowej. W przypadku podróży przedsiębiorcy jest to jedyny koszt, który może być ujęty w podatkowych kosztach uzyskania przychodów w wysokości zryczałtowanej, niepotwierdzonej dowodami poniesienia.

Wskaźniki dotyczące podróży służbowych dostępne są w serwisie www.wskazniki.gofin.pl.

Inaczej wygląda kwestia rozliczenia przez przedsiębiorcę kosztów jego noclegów w hotelu. Wydatki z tego tytułu ponoszone w czasie wyjazdu służbowego powinny być udokumentowane.

Z pytania wynika, że przedsiębiorca dysponuje fakturą za korzystanie z usługi hotelarskiej, w ramach której, oprócz noclegu, miał zapewnione wyżywienie. To oznacza, że rozliczenie w podatkowych kosztach uzyskania przychodów noclegu przez przedsiębiorcę będzie możliwe, pod warunkiem wyodrębnienia z faktury faktycznego kosztu związanego z noclegiem w hotelu.