Faktury przechowywane w formie elektronicznej a prawo do odliczania VAT

W prowadzonej działalności gospodarczej otrzymujemy faktury zakupu w formie papierowej i w tej formie je przechowujemy. Zamierzamy jednak zmienić sposób archiwizowania faktur wyłącznie na elektroniczny. Czy jeżeli będziemy skanować faktury otrzymane w formie papierowej i archiwizować je wyłącznie w wersji elektronicznej (niszcząc faktury papierowe), zachowamy prawo do odliczenia VAT z tych faktur?

Fakturą - w myśl art. 2 pkt 31 ustawy o VAT - jest dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Z kolei przez fakturę elektroniczną rozumie się fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.

Niezależnie od tego, w jakiej formie podatnik otrzymał dokument (czyli czy jest to faktura papierowa czy elektroniczna), prawo do odliczenia VAT naliczonego określonego w takiej fakturze przysługuje na takich samych zasadach.

Obowiązujące regulacje w zakresie VAT nie nakazują podatnikom przechowywania faktur w takiej samej formie, w jakiej zostały wystawione i otrzymane. Nie ma zatem żadnych przeszkód, aby np. faktury papierowe były przechowywane w formie elektronicznej, czy też odwrotnie.

Pamiętać jednak należy, że podatnicy zobowiązani są przechowywać otrzymane faktury w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ponadto, podatnicy są zobowiązani zapewnić organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do ww. faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych (art. 112a ust. 4 ustawy o VAT). Art. 112a ust. 3 ww. ustawy nakłada także dodatkowy warunek dla faktur przechowywanych w formie elektronicznej poza terytorium kraju. Faktury te muszą być przechowywane w taki sposób, aby organ podatkowy lub organ kontroli skarbowej, za pomocą środków elektronicznych, miał dostęp on-line do tych faktur.

Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 19 sierpnia 2016 r., nr ITPP3/4512-343/16/MD stwierdził m.in.: "(...) Spółka będzie mogła przechowywać faktury otrzymane w formie papierowej tylko w postaci elektronicznej (skany zapisane w pamięci komputera), pod warunkiem: zagwarantowania autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności tych faktur od momentu ich wystawienia przez kontrahentów do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych. Potwierdzeniem tego jest fakt, że krajowy ustawodawca nie skorzystał z opcji zawartej w art. 247 ust. 2 Dyrektywy, tj. wprowadzania wymogu przechowywania faktur w oryginalnej postaci, tj. w takiej w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.

Tym samym Spółka będzie mogła skorzystać z prawa do odliczenia podatku naliczonego (i zachować to prawo) wynikającego z faktur otrzymanych w formie papierowej, ale przechowywanych tylko w formie elektronicznej, w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są (będą) wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie zaistnieją okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. (...)"

Reasumując, jeżeli w sytuacji przedstawionej w pytaniu wszystkie ww. warunki zostaną spełnione, podatnik może przechowywać e-faktury w formie skanów. Taki sposób ich archiwizacji pozostaje bez wpływu na realizację przez podatnika prawa do odliczenia VAT naliczonego.